PARTE II - MÓDULO 5
Digitaliza tu negocio. Reduce costs y aumenta la efectividad
Digitaliza tu negocio. Reduce costs y aumenta la efectividad
La digitalización es una apertura y un reto inmenso para nuestra generación. Está revolucionando lo que clásicamente conocíamos como el ámbito del trabajo, las estructuras empresariales y las cadenas de valor, así como la mejora y la configuración del mercado.
La reciente pandemia de COVID-19 es un sombrío recordatorio de la importancia y la inevitabilidad de la tecnología digital para una gran variedad de empresas y ámbitos, como la sanidad, el comercio minorista, la fabricación o la educación.
Según Gartner, "la transformación digital de las empresas es el proceso de explotación de las tecnologías digitales y de las capacidades que las sustentan para crear un nuevo modelo de negocio sólido".
Sin embargo, la transformación digital se basa en la conversión organizativa, ya que implica alteraciones en la forma de trabajar y pensar de las personas. Según Deloitte, "es la estrategia, no la tecnología, la que impulsa la transformación digital".
Sin embargo, los datos del EIB Investment Survey, un nuevo informe del Banco Europeo de Inversiones, indican que las empresas europeas están actualmente rezagadas en la aplicación de las tecnologías digitales, especialmente en el sector de la construcción y el "Internet de las cosas" (IoT).
Un número importante de empresas destacadas de tecnología digital tienen hoy su sede en Estados Unidos o China. Aparentemente, la UE se ha quedado atrás en la maratón de conversión de los servicios digitales, pero podría ser capaz de asegurar posiciones de vanguardia en las nuevas carreras. Todo depende de la capacidad de Europa para aprovechar las oportunidades que surgen de la automatización, la inteligencia artificial y otras tecnologías digitales en desarrollo. (El informe se basa en dos conjuntos de datos únicos: la Encuesta de Inversión del BEI (EIBIS) 2019 y la Encuesta de Puesta en Marcha y Escala del BEI 2019).
Implicaciones políticas
Para alcanzar a los países digitalmente avanzados, la UE deberá crear mejores condiciones marco para apoyar la innovación y la digitalización. La acción política debe desarrollar medidas en tres niveles para
- acelerar la adopción de mejores prácticas de gestión
- mejorar las capacidades de los empleados mediante la formación y
- facilitar la financiación de las inversiones en tecnologías digitales.
Como las empresas de la UE son, por término medio, más pequeñas que las de Estados Unidos, resulta bastante difícil acelerar la adopción de las tecnologías digitales. Además, muchas empresas antiguas y pequeñas de la UE no se plantean invertir en tecnologías digitales. Los responsables políticos deberían estudiar la posibilidad de reducir la fragmentación del mercado (sobre todo en el sector de los servicios) y apoyar a las pequeñas y jóvenes empresas innovadoras de rápido crecimiento, con el fin de equilibrar los efectos de red.
Recurso: https://www.eib.org/en/publications-research/economics/surveys-data/eibis-digitalisation-report.htm
La digitalización y las herramientas digitales no dejan de confirmar sus beneficios para todo tipo de empresas, ya sean grandes o pequeñas. Por ejemplo, las herramientas digitales pueden ayudar a evitar una completa paralización económica de las PYME durante la crisis de COVID-19. En esa etapa, la capacidad de digitalización fue vital y marcó la diferencia para muchas PYME de todo el mundo. Las que demostraron su capacidad para ajustar su modelo de negocio sobrevivieron, pero muchas otras no fueron capaces de sobrevivir.
Las empresas varían en tamaño, dominio y nivel de experiencia. Sin embargo, la digitalización ha demostrado ser una ventaja significativa antes, durante y después de la crisis, independientemente de estas diferencias. La digitalización y las herramientas digitales pueden facilitar la reducción de costes, la estandarización y la automatización de los procesos empresariales y la reducción de la dependencia de la mano de obra. Además, la digitalización mejorará la eficacia de las industrias y la comprensión de los comportamientos de los consumidores.
A continuación se enumeran algunas de las principales razones para que una empresa se digitalice.
La digitalización conduce a un mejor rendimiento de la empresa
Es probable que las empresas digitales tengan mayor productividad y mejores prácticas de gestión que las no digitales, sean más innovadoras, crezcan más rápido y creen puestos de trabajo mejor remunerados. Muchas pequeñas empresas de la UE no tienen en cuenta la inversión en tecnologías digitales. La razón es que las empresas consideran que las regulaciones del mercado laboral, la normativa empresarial y la falta de financiación externa son los principales obstáculos a la inversión, lo que agrava aún más el retraso en la adopción de la tecnología digital.
Las empresas digitales son más propensas a crecer y crear empleo
En los últimos tres años, las empresas digitales han sido más propensas a contratar nuevos empleados, tanto en la UE como en EE.UU., mientras que una parte considerable de las empresas no digitales ha reducido su empleo o se ha mantenido estable.
Las empresas digitales tienden a tener mejores prácticas de gestión
Un factor importante en la adopción de las tecnologías digitales es la propia cultura de la empresa. Tanto en la UE como en EE.UU., las empresas digitales utilizan con más frecuencia un sistema formal de seguimiento estratégico de la empresa que las no digitales. Las empresas digitales también tienden a recompensar el rendimiento individual más a menudo con una mayor remuneración; esta diferencia es más significativa en EE.UU. que en la UE. Además, las empresas digitales son con menos frecuencia propiedad o están controladas por su director general (o por miembros de su familia) que las empresas no digitales.
Las empresas digitales tienden a ser más productivas
La productividad laboral media (volumen de negocio dividido por el número de empleados) es mayor en las empresas digitales que en las no digitales. Esta variación es especialmente considerable en Estados Unidos y es evidente en todos los sectores. Por lo tanto, podemos decir que la digitalización está asociada a una mayor productividad.
Whereas many companies that do not have big IT resources concentrate their efforts on engaging SMAC (Social, Mobile, Analytical and Cloud) technologies, a true digital conversion means much more than just technology implementation.
Three key factors should be taken into account for a successful implementation of the digital transformation project: strategy, people and technology.
Strategy
The Deloitte report “Strategy, not technology, drives the digital transformation” based on a study of digital utilization in companies, indicates that only 15% of companies that are in the early phase of digital deployment assert that they have a clear and coherent digital strategy.
Meantime, over 80% of the most advanced companies in the digital field have a well-defined strategy. Thus, the absence of a well-defined digital strategy is one of the main obstacles for digital transformation.
Outlining a strategy in the digital environment involves a combination of the use of conventional business analysis techniques (SWOT or PESTEL analysis, business model canvas, Porter´s Forces, etc.) with a wider vision of what technology and innovation signifies in a permanently changing environment where alterations occur at great speed and risk is inherent as there is no time for the traditional extensive expansion and analysing processes.
The success is attained by the companies when they start from a future vision of their business. This vision should be drafted taking into account the demands and knowledge of their customers, cost saving and increased efficiency, or even the elaboration of new services or thorough business models.
This vision should include changes that are needed or potential mainly due to the capabilities offered to us by technology. It should also take into account the other factors (political, social, economic, regulatory, environmental, etc.), but all these new needs will be enabled and responded to by technology.
Being different from each other, every business should prepare its own strategy, according to its objectives and capabilities. But the most important thing is, before undertaking a digital transformation project, to be aware that technology implementation is not the last stage, and that changes engaged in a digital transformation imply much more than the implementation of a software.
The strategy should also include tools for optimization and permanent development, which will allow constant evaluation of progress and make the necessary adjustments to achieve the objectives set. In this sense, it is very important to establish reference indicators, to ensure the success of the transformation.
People
Any transformation process within the companies is carried out by the people who are part of them. This factor is an essential one, as it may influence the success or the failure of the digital transformation processes. It is well known the fact that staff resistance to change, particularly in implementation of technological projects, is one of the main factors of failure.
There are three aspects to be taken into account when involving people in digital transformation projects, namely: leadership, capacities and empowerment.
• Leadership: If the leaders within the organisation get actively involved in the digital transformation, the chances of success are significantly higher. The inclusion of specific profiles with vast digital knowledge (e.g. Digital Director – CDO) could be an ingredient which increases the chances of success.
• Capacities: The development of the talent and skills of employees within the organization is another factor for success in the digital transformation. Therefore, it is essential to redefine roles and responsibilities in order to align them with the objectives of the transformation. Special attention should be paid to the integration of business with technology as well as to technological innovation.
• Empowerment: The digital transformation is basically a transformation of the entire organization. The company becomes more open and much more collaborative, so it is vital that employees also participate actively in the process.
In this process of change, it is also vital to set up smooth communication mechanisms that allow leaders to implicate all teams in the transformation, as well as facilitating bottom-up communication to make possible the participation of the entire company in the project.
Technology
In a process of digital transformation, the selection and implementation of the technologies that allow the strategy to be developed and the objectives to be achieved is an essential stage. The choice of technology depends on the processes you try to implement/optimize, to carry out the defined strategy.
Technology is only a support to convey the strategy, therefore the choice should go to the one that best fits the objectives of the company and could be implemented effectively.
Finally, it is important to include a component of innovation in the technological search. Perhaps the ideal solution for a given process does not yet exist, but the pace of technological development can easily make it possible quickly.
Resources:
https://retaintechnologies.com/en/3-keys-address-digital-transformation-in-company/
Alfredo Reche|Transformación Digital
La pandemia de COVID-19 ha obligado a las empresas del sector minorista, manufacturero y de servicios a reevaluar sus modelos de negocio basados en las normas del entorno tradicional "presencial" y "social".
En consecuencia, las empresas empezaron a comprender la necesidad de utilizar un método diferente e innovador "sin contacto" para suministrar sus productos y servicios, siendo la opción alternativa a esto el cierre de las operaciones hasta el final de la crisis o -lo que es peor- el cierre del propio negocio.
Para las PYMES la situación es más desesperada, sin duda, y también han tenido que replantearse sus modelos de negocio para superar la crisis actual y otras situaciones similares en el futuro. Aunque muchos gobiernos han proporcionado últimamente diversos tipos de apoyo a las PYME, se trata de medidas temporales y la transformación digital es la clave para sobrevivir a la crisis actual y futura.
La integración de la digitalización de las PYME ocupa un lugar destacado en la agenda política, ya que son un factor poderoso para la economía, que permite a las PYME transformarse y competir a mayor escala y llegar a los mercados globales haciendo negocios en línea.
La adopción de herramientas digitales es especialmente favorable para las pequeñas empresas y las microempresas. Sin embargo, existe una brecha en la adopción de herramientas digitales entre las grandes empresas y las PYME, principalmente en el comercio electrónico y la computación en la nube. Los gobiernos pueden y deben abordar esta brecha proporcionando a las PYME programas adecuados para el desarrollo de habilidades, el cambio organizativo y la innovación de procesos.
Asimismo, los gobiernos deberían proporcionar una infraestructura adecuada para apoyar las transacciones B2B y utilizar herramientas digitales para mejorar los servicios públicos, como los portales de administración electrónica, con el fin de facilitar la expedición de licencias y otros servicios a las PYME.
Por otro lado, importantes empresas tecnológicas como Google y Facebook también pueden tener su cuota de apoyo para poner a disposición de la digitalización de las PYME, proporcionando herramientas y soluciones digitales como el Marketplace de Facebook e Instagram para apoyar la transferencia de los negocios de las PYME para ir en línea.
En última instancia, las PYME deben reconsiderar y reestructurar su negocio, concentrándose en los medios para incluir todas las herramientas necesarias (medios sociales, conectividad móvil, análisis de datos, computación en la nube) en su modelo de negocio. La transformación digital de las PYME debe incorporarse a todos los aspectos del negocio, permitiéndoles ofrecer valor a los clientes y garantizar el crecimiento y la prosperidad del negocio.
El desarrollo de la economía digital, rematado con la actual crisis COVID-19, indica muy claramente que el futuro de la economía mundial se basará en la digitalización. Tecnologías de vanguardia como blockchain, IoT, 5G, computación en la nube, robots, IA, ciencia de datos, junto con la llegada de nuevos modelos de negocio digitalizados, cambiarán drásticamente la economía mundial.
Las pymes son la piedra angular del crecimiento económico de la mayoría de las regiones del mundo.
Al enfrentarse a los cambios, las PYME deben adoptar las tecnologías digitales y fomentar la digitalización. También deben adquirir conocimientos de las empresas que han tenido éxito en el comercio móvil, la economía colaborativa, la IO, la modernización NextGen y otros nuevos modelos de negocio, y buscar oportunidades para mejorar su propio valor añadido en la tendencia de la digitalización. Las PYMES también deben superar la escasez de recursos y la falta de experiencia en la aplicación de las nuevas tecnologías, lo que les permitirá crecer con éxito y conseguir un mercado más amplio.
Recurso: https://www.smefinanceforum.org/post/the-importance-of-going-digital-for-smes
A la hora de planificar su crecimiento y adaptarse a las nuevas tendencias del mercado, todas las organizaciones empresariales apuestan por la transformación digital. La tecnología es un gran aliado a la hora de recortar gastos innecesarios y mantener el presupuesto bajo control. La transformación digital, combinada con las estrategias digitales, abarca todos los principales sectores empresariales, a saber
- En el sector operativo se utilizan e integran herramientas tecnológicas digitales, la transformación de los procesos, la digitalización de los documentos, el cambio en el tratamiento de los datos en la nube y la optimización de los procesos en general.
- En el sector estratégico la forma de trabajar está cambiando significativamente, centrándose más en las necesidades del consumidor, para tomar decisiones más seguras y crear soluciones de valor.
- En cuanto a la gestión, el modelo de negocio de la empresa aprovecha las oportunidades comerciales y productivas creadas por la adaptación digital.
Las empresas buscan constantemente mejorar la eficiencia de sus procesos, y las tecnologías permiten su aplicación en innumerables situaciones del mundo empresarial. La mejora de la productividad se genera de tres maneras:
1. Reduciendo el tiempo en la ejecución de los procesos.
2. Eliminando o sustituyendo tareas totales o parciales dentro de esos procesos.
3. Incorporando nuevas funcionalidades que añaden valor al proceso existente.
La tradicional mejora de la productividad en valor del 3 al 5% anual, ha sido desbordada por la digitalización, con un potencial demostrado de mejora de costes superior al 25%. A través de la optimización de los procesos, las mejoras de los costes laborales en porcentaje se sitúan por encima del 60%.
Iniciativas como la automatización de documentos, o la digitalización y el almacenamiento en la nube podrían ofrecer ventajas como:
- Ahorro de tiempo en tareas mecánicas.
- Optimizar los procesos.
- Ahorro de costes de material.
- Acceso inmediato a la información digital desde cualquier lugar y en cualquier momento.
- Reducir el impacto sobre el medio ambiente.
Uno de los principales objetivos de toda empresa es reducir los costes. El ideal del mundo empresarial es conseguir el máximo beneficio al menor coste posible. Además, el uso de tecnologías sostenibles ayuda a ahorrar dinero.
A continuación encontrará una lista de aspectos clave en los que una empresa puede reducir costes:
- Instalar un software que centralice la entrada de información de cada área y la ponga a disposición del resto de la empresa en tiempo real, se han convertido en la mejor arma para tomar las decisiones adecuadas para reducir costes.
- Apostar por la nube. Existen sistemas basados en la nube para almacenar la información de forma segura, y que permiten ahorrar hasta un 50% respecto a la gestión tradicional de la infraestructura física.
- El Internet de las cosas. Con la introducción del IoT se pueden implementar sistemas de este tipo en los que cada máquina tiene la capacidad de cuantificar y transmitir todas las variables para su análisis. Esto permite anticiparse al mantenimiento y disminuir las interrupciones.
- Automatizar las tareas y procesos de cada departamento para que la gestión sea más fluida y eficiente.
- Reducir los márgenes de error. Los errores humanos generan algunos de los costes evitables para la empresa. Uno de los propósitos del responsable de la empresa debe ser la reducción de dichos costes al mínimo
- Gestionar mejor los inventarios, utilizando el software adecuado, permitirá a la empresa aumentar la fiabilidad del inventario.
- Reducir el tiempo de inactividad de las máquinas y de los empleados. Las averías o los errores en las órdenes de trabajo pueden suponer el incumplimiento de los plazos y la disminución de la productividad y la calidad.
- Negociar con los proveedores. La tecnología puede utilizarse para generar y mantener bases de datos de casi todos los aspectos del negocio: clientes, pedidos, plazos de entrega, etc., lo que permite a la empresa negociar con proveedores nacionales o internacionales.
- Costes de personal. Gestionar la programación de las intervenciones, evitando así costes adicionales por desplazamientos innecesarios.
- Costes energéticos. La factura energética es uno de los mayores gastos en los que incurre cualquier empresa. El uso de la tecnología digital permite cumplir con los calendarios de mantenimiento y mantener los sistemas y equipos en óptimas condiciones.
- Gestionar bien los pagos y cobros. Un buen software de gestión, que tenga incorporadas herramientas de control de órdenes de trabajo, ofrecerá una imagen exacta de los presupuestos generados en cada momento, sin errores.
- Papelería y administración. La tecnología es muy útil en el manejo de documentos. Los softwares específicos mantienen la información clasificada y disponible, ahorrando así tiempo y costes adicionales en papelería y personal.
Recurso: https://retaintechnologies.com/en/can-digital-transformation-reduce-business-costs/
Ejecutar y entregar proyectos con éxito implica una estrecha colaboración entre todos los miembros del equipo, y que cada uno domine sus funciones. En caso de bloqueo, los miembros del equipo deben poder comunicarse inmediatamente entre sí, en lugar de esperar a que se celebren reuniones formales.
Actualmente existen en el mercado muchas herramientas de software que satisfacen cualquier necesidad de colaboración.
Para aquellos que son nuevos en las herramientas de colaboración, esta guía puede ayudarles a hacer la elección correcta para su negocio. Pero primero, refresquemos nuestros fundamentos y echemos un vistazo a lo que son las herramientas de colaboración.
La colaboración es una práctica en la que las personas trabajan juntas para lograr un objetivo compartido. En un entorno empresarial, esta meta puede ser un proyecto o un objetivo general de la organización.
La colaboración puede ser sincrónica o asincrónica. La colaboración sincrónica es cuando el emisor y el receptor colaboran en tiempo real (llamadas de vídeo o audio y conversaciones cara a cara); la colaboración asincrónica es cuando ambas partes colaboran, pero no en tiempo real (correos electrónicos, foros de discusión y documentos compartidos, etc.).
Las herramientas de colaboración son soluciones de software que permiten a las personas comunicarse entre sí para lograr un objetivo común. Estas son algunas de las ventajas de utilizar herramientas de colaboración:
- Fácil acceso a la información: Diversas piezas de información (documentos, archivos, carpetas, etc.) pueden almacenarse en un espacio compartido, al que todos los miembros del equipo tienen acceso. Resulta muy útil cuando un nuevo miembro se incorpora al equipo o cuando un miembro existente se toma una licencia o es sustituido. Toda la información está centralizada y clasificada, por lo que los nuevos miembros pueden ponerse al día en poco tiempo, sin que el proyecto en curso se vea afectado.
- Comunicación más fluida: Si se necesita ayuda o aclaraciones, los miembros del equipo pueden comunicarse en cualquier momento. Pueden utilizar el chat en directo y las llamadas de audio o vídeo para compartir información y datos con sus compañeros. Esto ahorra tiempo, garantiza flujos de trabajo más fluidos y facilita la colaboración en los proyectos, especialmente cuando se gestiona un equipo remoto.
- Aumento de la productividad de los empleados: Si su equipo está disperso o trabaja a distancia, esta plataforma será el puente entre todos los miembros del equipo, independientemente de su ubicación. También recibirán actualizaciones y notificaciones periódicas sobre el progreso del proyecto. Esto hará que se sientan más vinculados y responsables del resultado del proyecto, lo que repercutirá directamente en su productividad.
Características comunes de las herramientas de colaboración
A continuación se enumeran algunas características comunes de las herramientas de colaboración de las que puede beneficiarse su empresa:
- Comunicación: Proporciona funciones como el chat en línea, las llamadas de audio y vídeo y los foros de debate para apoyar la comunicación sincrónica y asincrónica.
- Compartir archivos: Permite compartir archivos, documentos, imágenes, etc., con los miembros de su equipo. Puedes compartirlos por correo electrónico o como archivos adjuntos en los chats.
- Gestión de documentos: Te permite a ti y a tus compañeros de equipo trabajar simultáneamente en documentos en tiempo real. Todos los documentos se guardan en un área de almacenamiento central, y puedes dar permisos de acceso a los miembros según sea necesario.
- Gestión de proyectos: Le permite crear tareas y subtareas del proyecto, establecer plazos para ellas y asignar tareas a diferentes miembros. Se trata de una herramienta muy útil que ayuda a gestionar los proyectos, hacer un seguimiento de las dependencias y planificar los recursos.
A continuación se presentan cinco populares herramientas de colaboración en línea (listadas en orden alfabético) del informe FrontRunners de Software Advice sobre software de colaboración.
ClickUp
ClickUp es una herramienta de gestión de proyectos basada en la nube que permite planificar, organizar y colaborar en proyectos.
Permite crear tareas de proyectos y añadir miembros del equipo a las mismas. Los compañeros de equipo pueden comentar las tareas y etiquetar a sus compañeros para solicitar acciones de seguimiento. También pueden resaltar y responder a ciertas partes de los comentarios. Esta función es útil cuando alguien hace varias preguntas en un comentario o si hay mucha actividad en la tarea. Cuando se completa una tarea, todos los miembros reciben una notificación al respecto.
Otras características de colaboración de ClickUp son
- Compartir archivos
- Diagrama de Gantt
- Hojas de ruta del producto
- Tableros Kanban
Vista del tablero en la aplicación de gestión de proyectos ClickUp (Fuente)
Espacio de trabajo de Google
Google Workspace, anteriormente G Suite, es una suite de colaboración basada en la nube que incluye aplicaciones relacionadas como Gmail, Google Meet, Google Chat y Google Calendar.
Las herramientas permiten actividades como el intercambio de documentos, el chat en directo y las videollamadas para ayudar a los trabajadores remotos a colaborar en tiempo real. Por ejemplo, los miembros de tu equipo pueden editar un documento de Google simultáneamente. Pueden añadir comentarios al documento y compartirlo con sus compañeros a través del correo electrónico o del chat de Google. También pueden hacer llamadas para conectarse con otros en tiempo real. Pueden configurar estas reuniones de antemano y enviar invitaciones a través de Google Calendar o realizar una llamada improvisada en Google Meet.
Otras funciones de colaboración de Google Workspace son
- Mensajería instantánea
- Gestión de archivos
- Almacenamiento de archivos en la nube
- Espacio de trabajo compartido
Calendario de reuniones en Google Workspace
Slack
Slack es una aplicación de colaboración en equipo basada en la nube que puede utilizarse tanto para fines laborales como para interacciones casuales en equipo.
La aplicación puede utilizarse para crear canales de chat dedicados a proyectos, discusiones de equipo o incluso conversaciones casuales. Los miembros de tu equipo pueden conectarse en tiempo real a través de chats de texto y llamadas de audio o vídeo. También puedes utilizar Slack para mantenerte conectado con los clientes que no prefieren el correo electrónico. Puedes invitarles a unirse a cualquier canal de Slack como invitados, sin necesidad de registrarse. Incluso puedes modificar la configuración de privacidad de los canales para confirmar que sólo los miembros autorizados tienen acceso a los documentos, imágenes, etc.
Otras características de colaboración de Slack son
- Notificaciones por correo electrónico
- @ menciones
- Compartir pantallas
- Gestión de archivos y documentos
Conversaciones en un canal de la aplicación de mensajería del equipo Slack
Trello
Trello es una herramienta de colaboración visual basada en la nube que se utiliza para la gestión de proyectos y tareas.
La herramienta de colaboración en línea permite organizar proyectos mediante tableros visuales de proyectos, llamados tarjetas de Trello. Cada tarjeta representa un proyecto independiente y, dentro de cada tarjeta, puedes crear listas de verificación de elementos o tareas pendientes. Puedes añadir fechas de vencimiento, personas asignadas y comentarios a cada tarea y llevar un control del progreso. Los miembros de tu equipo pueden subir documentos y pedir opiniones sobre los resultados a través de los comentarios de las tarjetas.
Otras características de colaboración de Trello son
- Compartir archivos
- Automatización del flujo de trabajo
- Registro de actividades
- Notificaciones en tiempo real
Vista del proyecto en una tarjeta de Trello (Fuente)
Zoom
Zoom es una aplicación de comunicación en equipo basada en la nube, que ofrece soluciones para varios campos: conferencias de audio y vídeo, seminarios web, espacios de trabajo compartidos en línea, etc.
Para la colaboración diaria, puedes utilizar las funciones de reuniones y chat de la herramienta. Con las reuniones y el chat de Zoom, puedes hacer llamadas de audio y vídeo para colaborar con tus compañeros de equipo, ya sea individualmente o en grupo. Se puede compartir la pantalla durante las llamadas e incluso permitir que otros escriban o anoten en su pantalla. También puedes utilizar el cuadro de chat privado para intercambiar mensajes o compartir un archivo con algún miembro en particular durante una llamada de grupo.
Otras características de colaboración de Zoom son
- Gestión de asistentes
- Compartir archivos arrastrando y soltando
- Informes y análisis
- Grabación de llamadas
En el proceso de transformación digital, la selección e implementación del equipo adecuado es una etapa muy importante que puede mejorar sus procesos, su productividad, su capacidad de innovación y su cuenta de resultados.
Pero para obtener los resultados esperados de una inversión de capital importante, debe preparar un plan de inversión que contemple sus necesidades a corto y largo plazo. Al hacerlo, además de ahorrar tiempo y recursos, evitará costosas soluciones rápidas. El equipo que adquiera debe encajar en su estrategia global.
Los siguientes consejos pueden serle de ayuda para realizar la compra de equipos adecuada.
1. Evalúe su realidad empresarial
Es esencial entender sus objetivos.
- ¿Pretende aumentar la productividad?
- ¿Este nuevo equipo le hará tener más éxito en el mercado?
- ¿Le ayudará a mantenerse por delante de sus competidores?
- ¿Es posible que actualice en lugar de comprar un nuevo equipo y aún así obtenga un mejor rendimiento?
Asegúrese de haber respondido a estas preguntas antes de comprar. No se deje influir por campañas de marketing agresivas que hacen afirmaciones poco realistas.
2. Obtenga un punto de vista externo
Dependiendo de la magnitud de su inversión, puede merecer la pena colaborar con un consultor externo que le asegure un buen uso de su inversión ayudándole a evaluar sus necesidades reales.
En un primer momento, debe tener en cuenta factores importantes como la capacidad, la utilización de los empleados y los recursos actuales. El procedimiento más habitual es preparar un análisis coste-beneficio, que le ayude a racionalizar su compra y a determinar los pros y los contras.
Si se dedica a la fabricación, puede utilizar un ratio de utilización de activos, que mide su capacidad para obtener los mejores resultados del equipo y otros activos. La hipótesis es que un equipo más eficiente producirá mejores resultados.
3. Invierte en tecnologías digitales
Una encuesta realizada en 2017 a 960 fabricantes canadienses descubrió que las empresas que adoptaron tecnologías digitales adquirieron recompensas impresionantes, como la mejora de la productividad, la reducción de los costes de funcionamiento y la mejora de la calidad de los productos.
El principal factor de crecimiento de la productividad es la capacidad de predecir y evitar el tiempo de inactividad, y de optimizar la eficiencia y el mantenimiento de los equipos.
El ahorro de costes se genera gracias a:
- la supervisión de la producción en tiempo real y el control de calidad exhaustivo para reducir los residuos y las repeticiones
- el mantenimiento predictivo para evitar costosas reparaciones e interrupciones imprevistas
- una mayor automatización para ahorrar costes de mano de obra y mejorar la cantidad
- el uso de impresoras 3D para agilizar la creación de prototipos, reduciendo el coste de la ingeniería y acelerando el tiempo de comercialización
Mientras tanto, la mejora de la calidad se deriva de tecnologías como los controles de calidad en tiempo real.
4. Crear una hoja de ruta tecnológica
En lugar de realizar compras aisladas, debe evaluar las necesidades generales de su empresa y planificar a largo plazo. Preparar una hoja de ruta tecnológica en esta fase puede ser de gran ayuda.
Una hoja de ruta tecnológica es una herramienta de planificación que pone en consonancia sus objetivos empresariales con las soluciones tecnológicas a largo y corto plazo. Debe ayudarle a hacerse una idea de sus sistemas tecnológicos actuales, a establecer prioridades de desarrollo tecnológico y a trazar un calendario para la consecución de los nuevos sistemas.
La primera parte para construir su hoja de ruta es tener una idea clara de lo que ya está haciendo y contornear sus procesos.
Un proceso es una cadena de actividades u operaciones que deben tener lugar en una secuencia específica para crear valor para el cliente en forma de un producto o servicio. Algunos ejemplos de operaciones son
- Facturación
- Fabricación
- Recepción y envío de mercancías
Este ejercicio le ayudará a entender qué está funcionando correctamente y qué no. También es una oportunidad para evaluar su tecnología actual, las formas de uso de los datos y para identificar cualquier laguna que su empresa pueda tener en cuanto a competencias o recursos. Sobre todo, este mapa de su hoja de ruta tecnológica le ayudará a identificar las oportunidades de inversión para mejorar el viaje de sus clientes, ya sea mediante la compra de nuevos equipos, nueva tecnología o el aumento de ciertos procesos.
5. Buscar proveedores
Internet proporciona acceso a una amplia selección de empresas de equipamiento especializado, así que tómese el tiempo necesario para evaluar y seleccionar. Resulta útil consultar boletines informativos dirigidos a sectores específicos y participar en ferias comerciales en las que pueda adquirir experiencia práctica con los equipos. También puede ponerse en contacto con organizaciones del sector para obtener más información.
La decisión debe tomarse teniendo en cuenta varios aspectos, además del precio. Los aspectos relacionados con el servicio posventa y la reputación del proveedor son también muy importantes, así como las referencias. Si eres un cliente fiel, puedes solicitar otras facilidades como mejores garantías o un plan de atención al cliente ampliado.
6. Ten en cuenta la formación
Muy a menudo, los empresarios no tienen en cuenta el tiempo, el dinero y los recursos necesarios para formar al personal en los nuevos equipos. Cuando los empleados tardan demasiado tiempo en adaptarse a la nueva tecnología o a los procesos, puede acabar disminuyendo la productividad.
Si el equipo es nuevo o tiene nuevas características, debe suponer que los empleados se enfrentarán a una curva de formación. Es esencial evitarla salvaguardando los recursos financieros suficientes para superar el tiempo de inactividad resultante. Obviamente, será necesario destinar algún tiempo a la formación de los empleados, y aún así asegurarse de que sus operaciones pueden funcionar a pleno rendimiento.
7. Elija entre comprar o alquilar el equipo
La compra le permite ser propietario del equipo en cuanto se completa la transacción. Su empresa amortiza el coste durante la vida útil del equipo. Puede ser posible obtener financiación por un importe superior al precio de compra. BDC, por ejemplo, ofrece una financiación de hasta el 100% del coste de la compra y la opción de una financiación adicional para cubrir los gastos de instalación, formación y transporte.
Las opciones de leasing o alquiler pueden ser apropiadas para equipos que se quedan rápidamente obsoletos o que se necesitan sólo para un corto plazo (un proyecto específico). Los pagos por el alquiler pueden ser más baratos que los de la compra del equipo, pero en este caso, usted no es dueño del equipo, y tendrá que esperar hasta que el contrato termine para comprarlo. Aunque el precio que pagas al final del contrato puede ser más bajo que el precio de compra inicial hubiera sido, sin embargo esta opción puede resultar más cara a largo plazo.
8. Piensa primero en la seguridad
Un entorno de trabajo sano y seguro implica que sus empleados y su empresa pueden ser más productivos, y esta regla es aplicable también a sus compras de equipos y tecnología.
Es responsabilidad de su proveedor proporcionarle equipos que puedan utilizarse de forma segura, pero usted es responsable de garantizar que sus empleados sigan las normas de seguridad. Para obtener más información sobre este tema, visite Workplace Health and Safety, un sitio gestionado por Human Resources and Skills Development Canada.
9. Mantén la ecología
Cuando compre equipos o tecnología, asegúrese de que son eficientes desde el punto de vista energético. Aparte del ahorro de costes de funcionamiento, también estarás contribuyendo a la salud del planeta. Asegúrate de informarte sobre el impacto medioambiental de tu nuevo equipo y aprende a deshacerte de tu equipo actual de forma que se reduzca su efecto sobre el medio ambiente.
Fuente: https://www.bdc.ca/en/articles-tools/money-finance/get-financing/equipment-purchasing-9-tips-business-owners
La digitalización es una apertura y un reto inmenso para nuestra generación.
El presente proyecto ha sido financiado con el apoyo de la Comisión Europea. Esta publicación (comunicación) es responsabilidad exclusiva de su autor. La Comisión no es responsable del uso que pueda hacerse de la información aquí difundida.
