Partie II Module 5
Rendre votre entreprise numérique. Réduire les coûts et accroître l'efficacité
Rendre votre entreprise numérique. Réduire les coûts et accroître l'efficacité
La numérisation est une immense ouverture et un défi pour notre génération. Elle révolutionne ce que nous connaissions classiquement comme la sphère du travail, les structures des entreprises et les chaînes de valeur, ainsi que l'amélioration et la configuration du marché.
La récente pandémie COVID-19 nous rappelle l'importance et le caractère inévitable de la technologie numérique pour un grand nombre d'entreprises et de domaines, tels que la santé, le commerce de détail, l'industrie ou l'éducation.
Selon Gartner, "la transformation des entreprises numériques est le processus d'exploitation des technologies numériques et des capacités qui les soutiennent pour créer un nouveau modèle commercial solide".
La transformation numérique repose cependant sur une conversion organisationnelle, car elle implique des changements dans la façon dont les gens travaillent et pensent. Selon Deloitte, "c'est la stratégie, et non la technologie, qui est le moteur de la transformation numérique".
Cependant, les données de l'enquête sur les investissements de la BEI, un nouveau rapport de la Banque européenne d'investissement, indiquent que les entreprises européennes sont actuellement à la traîne dans la mise en œuvre des technologies numériques, en particulier dans le secteur de la construction et de l'"Internet des objets" (IdO).
Un nombre important d'entreprises de technologie numérique de premier plan sont aujourd'hui basées aux États-Unis ou en Chine. Apparemment, l'UE a été laissée en arrière dans le marathon de la conversion des services numériques, mais elle pourrait être capable de s'assurer des positions de tête dans de nouvelles courses. Cela dépend entièrement de la capacité de l'Europe à tirer parti des possibilités offertes par l'automatisation, l'intelligence artificielle et d'autres technologies numériques en développement. (Le rapport s'appuie sur deux ensembles de données uniques : l'enquête sur les investissements de la BEI (EIBIS) 2019 et l'enquête sur le démarrage et l'expansion de la BEI (EIBIS) 2019).
Implications politiques
Afin de rattraper les pays avancés sur le plan numérique, l'UE devra créer de meilleures conditions cadres pour soutenir l'innovation et la numérisation. L'action politique devrait développer des mesures à trois niveaux pour :
- accélérer l'adoption de meilleures pratiques de gestion,
- améliorer les capacités des employés par la formation et
- un financement plus facile des investissements dans les technologies numériques.
Comme les entreprises européennes sont, en moyenne, plus petites que celles des États-Unis, il est assez difficile d'accélérer l'adoption des technologies numériques. En outre, de nombreuses petites et anciennes entreprises de l'UE n'envisagent pas d'investir dans les technologies numériques. Les décideurs politiques devraient s'efforcer de réduire la fragmentation du marché (en particulier dans le secteur des services) et de soutenir les petites et jeunes entreprises innovantes à croissance rapide, afin d'équilibrer les effets de réseau.
Ressource : https://www.eib.org/en/publications-research/economics/surveys-data/eibis-digitalisation-report.htm
La numérisation et les outils numériques ont constamment confirmé leurs avantages pour tous les types d'entreprises, qu'elles soient grandes ou petites. Par exemple, les outils numériques peuvent aider à éviter un arrêt économique complet pour les PME pendant la crise COVID-19. À ce stade, la capacité à passer au numérique était vitale et a fait la différence pour de nombreuses PME dans le monde entier. Celles qui ont démontré leur capacité à adapter leur modèle économique ont survécu, mais beaucoup d'autres n'ont pas pu survivre.
Les entreprises varient en taille, domaine et niveau d'expérience. Cependant, le passage au numérique s'avère être un avantage significatif avant, pendant et après la crise COVID-19, indépendamment de ces différences. La numérisation et les outils numériques peuvent faciliter la réduction des coûts, la normalisation et l'automatisation des processus d'entreprise et la réduction de la dépendance à l'égard de la main-d'œuvre. En outre, le passage au numérique améliorera l'efficacité des industries et la compréhension des comportements des consommateurs.
Certaines des principales raisons qui poussent une entreprise à passer au numérique sont énumérées ci-après.
La numérisation conduit à une meilleure performance des entreprises
Les entreprises numériques sont susceptibles d'avoir une productivité plus élevée et de meilleures pratiques de gestion que les entreprises non numériques, elles sont plus innovantes, se développent plus rapidement et créent des emplois mieux rémunérés. De nombreuses petites entreprises dans l'UE ne prennent pas en considération l'investissement dans les technologies numériques. La raison en est que les entreprises considèrent que la réglementation du marché du travail, la réglementation des entreprises et le manque de financement externe sont des obstacles majeurs à l'investissement, ce qui aggrave encore le retard dans l'adoption des technologies numériques.
Les entreprises numériques sont plus enclines à se développer et à créer des emplois
Au cours des trois dernières années, les entreprises numériques ont été plus enclines à embaucher de nouveaux employés, tant dans l'UE qu'aux États-Unis, tandis qu'une part considérable des entreprises non numériques ont réduit leur effectif ou sont restées stables.
Les entreprises numériques ont tendance à avoir de meilleures pratiques de gestion
Un facteur important dans l'adoption des technologies numériques est la culture propre de l'entreprise. Les entreprises numériques utilisent plus souvent un système formel de suivi stratégique des activités que les entreprises non numériques, tant dans l'UE qu'aux États-Unis. Les entreprises numériques sont également plus enclines à récompenser les performances individuelles par une rémunération plus élevée - cette différence est plus importante aux États-Unis que dans l'UE. En outre, les entreprises numériques sont moins souvent détenues ou contrôlées par leur directeur général (ou des membres de sa famille) que les entreprises non numériques.
Les entreprises numériques ont tendance à être plus productives
La productivité moyenne du travail (chiffre d'affaires divisé par le nombre de salariés) est plus élevée dans les entreprises numériques que dans les entreprises non numériques. Cette variation est particulièrement importante aux États-Unis et est évidente dans tous les secteurs. On peut donc dire que la numérisation est associée à une productivité plus élevée.
Alors que de nombreuses entreprises qui ne disposent pas de grandes ressources informatiques concentrent leurs efforts sur l'utilisation des technologies SMAC (Social, Mobile, Analytical and Cloud), une véritable conversion numérique signifie bien plus qu'une simple mise en œuvre technologique.
Trois facteurs clés doivent être pris en compte pour une mise en œuvre réussie du projet de transformation numérique : la stratégie, les personnes et la technologie.
Stratégie
Le rapport de Deloitte "La stratégie, et non la technologie, est le moteur de la transformation numérique", basé sur une étude de l'utilisation du numérique dans les entreprises, indique que seulement 15% des entreprises qui sont dans la phase initiale de déploiement du numérique affirment avoir une stratégie numérique claire et cohérente.
Entre-temps, plus de 80 % des entreprises les plus avancées dans le domaine du numérique ont une stratégie bien définie. Ainsi, l'absence d'une stratégie numérique bien définie est l'un des principaux obstacles à la transformation numérique.
Définir une stratégie dans l'environnement numérique implique de combiner l'utilisation de techniques d'analyse commerciale conventionnelles (analyse SWOT ou PESTEL, canevas de modèle commercial, Porter's Forces, etc.) avec une vision plus large de ce que signifient la technologie et l'innovation dans un environnement en évolution permanente où les changements se produisent à grande vitesse et où le risque est inhérent car le temps manque pour les processus traditionnels d'expansion et d'analyse extensives.
Le succès est atteint par les entreprises lorsqu'elles partent d'une vision future de leur activité. Cette vision doit être élaborée en tenant compte des exigences et des connaissances de leurs clients, des économies de coûts et de l'accroissement de l'efficacité, voire de l'élaboration de nouveaux services ou de modèles commerciaux approfondis.
Cette vision devrait inclure les changements nécessaires ou potentiels principalement en raison des capacités que nous offre la technologie. Elle devrait également tenir compte des autres facteurs (politiques, sociaux, économiques, réglementaires, environnementaux, etc.), mais tous ces nouveaux besoins seront rendus possibles et répondront à la technologie.
Étant différentes les unes des autres, chaque entreprise doit préparer sa propre stratégie, en fonction de ses objectifs et de ses capacités. Mais le plus important est, avant d'entreprendre un projet de transformation numérique, d'être conscient que la mise en œuvre de la technologie n'est pas la dernière étape, et que les changements engagés dans une transformation numérique impliquent bien plus que la mise en œuvre d'un logiciel.
La stratégie devrait également inclure des outils d'optimisation et de développement permanent, qui permettront d'évaluer constamment les progrès et de procéder aux ajustements nécessaires pour atteindre les objectifs fixés. En ce sens, il est très important d'établir des indicateurs de référence, pour assurer le succès de la transformation.
Personnes
Tout processus de transformation au sein des entreprises est réalisé par les personnes qui en font partie. Ce facteur est essentiel, car il peut influencer le succès ou l'échec des processus de transformation numérique. Il est bien connu que la résistance du personnel au changement, notamment dans la mise en œuvre de projets technologiques, est l'un des principaux facteurs d'échec.
Il y a trois aspects à prendre en compte lorsque l'on implique des personnes dans des projets de transformation numérique, à savoir : le leadership, les capacités et l'autonomisation.
• Leadership : Si les dirigeants de l'organisation s'impliquent activement dans la transformation numérique, les chances de succès sont nettement plus élevées. L'inclusion de profils spécifiques ayant une vaste connaissance du numérique (par exemple, Digital Director - CDO) pourrait être un ingrédient qui augmente les chances de succès.
• Capacités : Le développement du talent et des compétences des employés au sein de l'organisation est un autre facteur de réussite de la transformation numérique. Il est donc essentiel de redéfinir les rôles et les responsabilités afin de les aligner sur les objectifs de la transformation. Une attention particulière doit être accordée à l'intégration des entreprises dans la technologie ainsi qu'à l'innovation technologique.
• L'autonomisation : La transformation numérique est fondamentalement une transformation de l'ensemble de l'organisation. L'entreprise devient plus ouverte et beaucoup plus collaborative, il est donc vital que les employés participent aussi activement au processus.
Dans ce processus de changement, il est également essentiel de mettre en place des mécanismes de communication harmonieuse qui permettent aux dirigeants d'impliquer toutes les équipes dans la transformation, ainsi que de faciliter la communication ascendante pour rendre possible la participation de toute l'entreprise au projet.
Technologie
Dans un processus de transformation numérique, la sélection et la mise en œuvre des technologies qui permettent de développer la stratégie et d'atteindre les objectifs est une étape essentielle. Le choix de la technologie dépend des processus que l'on tente de mettre en œuvre/optimiser, pour réaliser la stratégie définie.
La technologie n'est qu'un support pour véhiculer la stratégie, le choix devrait donc aller à celui qui correspond le mieux aux objectifs de l'entreprise et qui pourrait être mis en œuvre efficacement.
Enfin, il est important d'inclure une composante d'innovation dans la recherche technologique. Peut-être que la solution idéale pour un processus donné n'existe pas encore, mais le rythme du développement technologique peut facilement la rendre possible rapidement.
Ressources :
https://retaintechnologies.com/en/3-keys-address-digital-transformation-in-company/
Alfredo Reche|03/01/2020|Transformación Digital
La pandémie COVID-19 a obligé les entreprises de la distribution, de la fabrication et des services à réévaluer leurs modèles d'entreprise en fonction des normes du cadre traditionnel "en personne" et "social".
En conséquence, les entreprises ont commencé à comprendre la nécessité d'utiliser une méthode différente et innovante de livraison de leurs produits et services "sans contact", l'autre option étant de fermer les opérations jusqu'à la fin de la crise ou, pire, de fermer l'entreprise elle-même.
Pour les PME, la situation est plus désespérée, c'est certain, et elles ont également dû repenser leurs modèles d'entreprise afin de surmonter la crise actuelle et d'autres situations similaires à l'avenir. Bien que de nombreux gouvernements aient récemment fourni différents types de soutien aux PME, il s'agit de mesures temporaires et une transformation numérique est la clé pour survivre à la crise actuelle et aux crises futures.
L'intégration de la numérisation des PME figure en bonne place sur l'agenda politique, car elle constitue un facteur puissant pour l'économie. Elle permet aux PME de se transformer et d'être compétitives à plus grande échelle et d'atteindre les marchés mondiaux en faisant des affaires en ligne.
L'adoption des outils numériques est particulièrement favorable aux petites et micro-entreprises. Toutefois, il existe un fossé dans l'adoption des outils numériques entre les grandes entreprises et les PME, principalement dans le domaine du commerce électronique et de l'informatique en nuage. Les gouvernements peuvent et doivent combler ce fossé en offrant aux PME des programmes adéquats pour le développement des compétences, le changement organisationnel et l'innovation des processus.
De plus, les gouvernements devraient fournir une infrastructure appropriée pour soutenir les transactions interentreprises et utiliser les outils numériques pour améliorer les services publics comme les portails d'administration en ligne, afin de faciliter l'octroi de licences et d'autres services aux PME.
D'autre part, d'importantes entreprises technologiques comme Google et Facebook peuvent également avoir leur part de soutien à mettre à disposition pour la numérisation des PME, en fournissant des outils et des solutions numériques tels que le Marketplace de Facebook et Instagram pour soutenir le transfert des entreprises des PME vers l'Internet.
En fin de compte, les PME doivent reconsidérer et restructurer leurs activités, en se concentrant sur les moyens d'inclure tous les outils nécessaires (médias sociaux, connectivité mobile, analyse des données, informatique dématérialisée) dans leur modèle d'entreprise. La transformation numérique des PME doit être intégrée dans tous les aspects de l'activité, afin de leur permettre d'apporter de la valeur aux clients et de garantir la croissance et la prospérité de l'entreprise.
Le développement de l'économie numérique, complété par la crise actuelle de COVID-19, indique très clairement que l'avenir de l'économie mondiale sera basé sur la numérisation. Les technologies de pointe telles que les chaînes de blocs, l'IdO, la 5G, le cloud computing, les robots, l'IA, la science des données, ainsi que l'arrivée de nouveaux modèles commerciaux numérisés, vont changer radicalement l'économie mondiale.
Les PME sont une pierre angulaire de la croissance économique de la plupart des régions du monde.
Pour faire face aux changements, les PME doivent adopter les technologies numériques et encourager la numérisation. Elles devraient également acquérir des connaissances auprès d'entreprises performantes dans le domaine du commerce mobile, du partage de l'économie, de l'IdO, de la modernisation NextGen et d'autres nouveaux modèles commerciaux, et saisir les occasions d'accroître leur propre valeur ajoutée dans la tendance à la numérisation. Les PME devraient également surmonter la rareté des ressources et le manque d'expérience dans l'application des nouvelles technologies qui leur permettront de réussir et de conquérir un marché plus vaste.
Ressource : https://www.smefinanceforum.org/post/the-importance-of-going-digital-for-smes
Lorsqu'elles prévoient d'accroître leur croissance et de s'adapter aux nouvelles tendances du marché, toutes les entreprises comptent sur la transformation numérique. La technologie est une grande alliée lorsqu'il s'agit de réduire les dépenses inutiles et de garder le budget sous contrôle. La transformation numérique, combinée à des stratégies numériques, couvre tous les principaux secteurs de l'entreprise, à savoir
• Dans le secteur opérationnel, les outils de technologie numérique sont utilisés et intégrés, ainsi que la transformation des processus, la numérisation des documents, la modification du traitement des données dans le nuage et l'optimisation des processus en général.
• Dans le secteur stratégique, la manière de travailler change considérablement, en se concentrant davantage sur les besoins des consommateurs, afin de prendre des décisions plus confiantes et de créer des solutions à valeur ajoutée.
• L'aspect gestion - le modèle commercial de l'entreprise tire profit des opportunités commerciales et productives créées par l'adaptation numérique.
Les entreprises cherchent constamment à améliorer l'efficacité de leurs processus, et les technologies permettent leur application dans d'innombrables situations dans le monde des affaires. L'amélioration de la productivité est générée de trois manières :
1. Réduire le temps d'exécution des processus.
2. Éliminer ou remplacer des tâches totales ou partielles dans le cadre de ces processus.
3. En incorporant de nouvelles fonctionnalités qui apportent une valeur ajoutée au processus existant.
L'amélioration traditionnelle de la productivité en valeur de 3 à 5% par an, a été dépassée par la numérisation, avec un potentiel démontré d'amélioration des coûts supérieur à 25%. Grâce à l'optimisation des processus, les améliorations des coûts de la main-d'œuvre en pourcentage sont placées au-dessus de 60 %.
Des initiatives telles que l'automatisation des documents, ou la numérisation et le stockage dans le nuage pourraient offrir des avantages tels que
• Gain de temps pour les tâches mécaniques.
• Optimiser les processus.
• Économie de coûts de matériaux.
• Accès immédiat à l'information numérique de n'importe où et à n'importe quel moment.
• Réduire l'impact sur l'environnement.
L'un des principaux objectifs de toute entreprise est la réduction des coûts. L'idéal du monde des affaires est de réaliser un profit maximum au coût le plus bas possible. De plus, l'utilisation de technologies durables permet de réaliser des économies.
Vous trouverez ci-dessous une liste des principaux aspects sur lesquels une entreprise peut réduire ses coûts :
• L'installation de logiciels permettant de centraliser la saisie des informations de chaque secteur et de les mettre à la disposition du reste de l'entreprise en temps réel, sont devenues la meilleure arme pour prendre les bonnes décisions afin de réduire les coûts.
• Parier sur le nuage. Il existe des systèmes basés sur le cloud pour stocker les informations en toute sécurité, ce qui permet d'économiser jusqu'à 50 % par rapport à la gestion traditionnelle de l'infrastructure physique.
• L'Internet des choses. L'introduction de l'IdO permet de mettre en place des systèmes dans lesquels chaque machine a la capacité de quantifier et de transmettre toutes les variables pour analyse. Cela permet d'anticiper la maintenance et de réduire les interruptions.
• Automatiser les tâches et les processus de chaque département afin que la gestion devienne plus fluide et plus efficace.
• Réduire les marges d'erreur. Les erreurs humaines entraînent une partie des coûts évitables pour l'entreprise. L'une des résolutions du directeur de l'entreprise devrait être de réduire ces coûts au minimum
• Une meilleure gestion des inventaires, à l'aide de logiciels appropriés, permettra à l'entreprise d'accroître la fiabilité de l'inventaire.
• Réduire les temps d'arrêt des machines et des employés. Les pannes ou les erreurs dans les bons de travail peuvent entraîner le non-respect des délais et une diminution de la productivité et de la qualité.
• Négocier avec les fournisseurs. La technologie peut être utilisée pour générer et maintenir des bases de données pour presque tous les aspects de l'entreprise : clients, commandes, délais de livraison, etc., ce qui permet à l'entreprise de négocier avec des fournisseurs nationaux ou internationaux.
• Coûts de personnel. Gérer la programmation des interventions, évitant ainsi les coûts supplémentaires engendrés par des déplacements inutiles.
• Coûts énergétiques. La facture énergétique est l'une des dépenses les plus importantes de toute entreprise. L'utilisation de la technologie numérique permet de respecter les calendriers de maintenance et de maintenir les systèmes et les équipements dans des conditions optimales.
• Bien gérer les paiements et les recouvrements. Un bon logiciel de gestion, intégrant des outils de contrôle des bons de travail, offrira une image précise des budgets générés à un moment donné, sans erreur.
• Papeterie et administration. La technologie est très utile pour le traitement des documents. Des logiciels spécifiques maintiennent les informations classées et disponibles, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les coûts supplémentaires liés à la papeterie et au personnel.
Ressource : https://retaintechnologies.com/en/can-digital-transformation-reduce-business-costs/
L'exécution et la réalisation de projets réussis impliquent une collaboration étroite entre tous les membres de l'équipe, chacun d'entre eux maîtrisant ses tâches. En cas de blocage, les membres de l'équipe doivent pouvoir communiquer immédiatement entre eux, au lieu d'attendre la tenue des réunions officielles.
Il existe actuellement sur le marché de nombreux outils logiciels qui répondent à tous les besoins de collaboration.
Pour ceux qui découvrent les outils de collaboration, ce guide peut les aider à faire le bon choix pour leur entreprise. Mais d'abord, rafraîchissons nos connaissances de base et jetons un coup d'œil sur ce que sont les outils de collaboration.
La collaboration est une pratique dans laquelle les gens travaillent ensemble pour atteindre un objectif commun. Dans un environnement commercial, ce but peut être un projet ou un objectif organisationnel global.
La collaboration peut être synchrone ou asynchrone. La collaboration synchrone est celle où l'expéditeur et le destinataire collaborent en temps réel (appels vidéo ou audio et conversations en face à face) ; la collaboration asynchrone est celle où les deux parties collaborent, mais pas en temps réel (courriels, forums de discussion et partage de documents, etc.)
Les outils de collaboration sont des solutions logicielles qui permettent aux gens de communiquer entre eux pour atteindre un objectif commun. Voici quelques avantages de l'utilisation des outils de collaboration :
• Accès facile à l'information : Diverses informations (documents, fichiers, dossiers, etc.) peuvent être stockées dans un espace partagé, auquel tous les membres de l'équipe ont accès. Cela s'avère très utile lorsqu'un nouveau membre rejoint l'équipe ou lorsqu'un membre existant prend un congé ou est remplacé. Toutes les informations sont centralisées et classifiées, de sorte que les nouveaux membres peuvent se mettre au courant en un rien de temps, sans que le projet en cours ne soit affecté.
• Une communication plus fluide : Si une aide ou des clarifications sont nécessaires, les membres de l'équipe peuvent communiquer à tout moment. Ils peuvent utiliser le chat en direct et les appels audio ou vidéo pour partager des informations et des données avec leurs pairs. Cela permet de gagner du temps, de fluidifier les flux de travail et de simplifier la collaboration sur les projets, en particulier lorsque vous gérez une équipe à distance.
• Stimuler la productivité des employés : Si votre équipe est dispersée ou travaille à distance, cette plateforme sera le pont entre tous les membres de l'équipe, quel que soit leur emplacement. Ils recevront également des mises à jour et des notifications régulières sur l'avancement du projet. Ils se sentiront ainsi plus liés et responsables du résultat du projet, ce qui aura un impact direct sur leur productivité.
Voici quelques caractéristiques communes des outils de collaboration dont votre entreprise pourrait bénéficier :
• Communication : Fournit des fonctionnalités telles que le chat en ligne, les appels audio et vidéo, et les forums de discussion pour soutenir la communication synchrone et asynchrone.
• Partage de fichiers : Vous permet de partager des fichiers, des documents, des images, etc. avec les membres de votre équipe. Vous pouvez les partager par courrier électronique ou sous forme de pièces jointes sur les chats.
• Gestion des documents : Permet à vous et à vos coéquipiers de travailler simultanément sur des documents en temps réel. Tous les documents sont enregistrés dans une zone de stockage centrale, et vous pouvez donner des autorisations d'accès aux membres si nécessaire.
• Gestion de projets : Vous permet de créer des tâches et des sous-tâches de projet, de fixer des délais pour celles-ci et d'attribuer des tâches à différents membres. C'est un outil utile, qui permet de gérer les projets, de suivre les dépendances et de planifier les ressources.
Cinq outils de collaboration en ligne populaires ont été sélectionnés ci-après (par ordre alphabétique) dans le rapport2020FrontRunners de Software Advice pour les logiciels de collaboration.
ClickUp
ClickUp est un outil de gestion de projet basé sur le cloud qui vous permet de planifier, d'organiser et de collaborer sur des projets.
Il vous permet de créer des tâches de projet et d'y ajouter des membres d'équipe. Les coéquipiers peuvent commenter les tâches et marquer leurs pairs pour demander des actions de suivi. Ils peuvent également mettre en évidence et répondre à certaines parties des commentaires. Cette fonctionnalité est utile lorsque quelqu'un pose plusieurs questions sur un commentaire ou si la tâche est très active. Lorsqu'une tâche est terminée, une notification à ce sujet est reçue par tous les membres.
Parmi les autres caractéristiques de ClickUp en matière de collaboration, on peut citer
• Partage de fichiers
• Graphique de Gantt
• Feuilles de route des produits
• Planches de kanban
Vue du tableau de bord dans l'application de gestion de projet ClickUp (Source)
Google Workspace
Google Workspace, anciennement G Suite, est une suite de collaboration dans le nuage qui comprend les applications connexes telles que Gmail, Google Meet, Google Chat et Google Agenda.
Ces outils permettent des activités telles que le partage de documents, le chat en direct et les appels vidéo pour aider les travailleurs à distance à collaborer en temps réel. Par exemple, les membres de votre équipe peuvent modifier un document Google simultanément. Ils peuvent ajouter des commentaires au document et le partager avec leurs pairs par e-mail ou par Google Chat. Ils peuvent également passer des appels pour se connecter avec d'autres personnes en temps réel. Ils peuvent organiser ces rencontres à l'avance et envoyer des invitations via Google Agenda ou faire un appel impromptu sur Google Meet.
Parmi les autres caractéristiques de collaboration de Google Workspace, on peut citer
• Messagerie instantanée
• Gestion des dossiers
• Stockage de fichiers dans le nuage
• Espace de travail partagé
Calendrier des réunions dans Google Workspace (Source)
Slack
Slack est une application de collaboration en équipe basée sur le cloud qui peut être utilisée à des fins professionnelles ainsi que pour des interactions occasionnelles en équipe.
L'application peut être utilisée pour créer des canaux de discussion dédiés à des projets, des discussions d'équipe ou même des conversations informelles. Les membres de votre équipe peuvent se connecter en temps réel via un chat textuel et des appels audio ou vidéo. Vous pouvez également utiliser Slack pour rester en contact avec les clients qui ne préfèrent pas les courriels. Vous pouvez les inviter à rejoindre n'importe quel canal Slack en tant qu'invité, sans inscription. Vous pouvez même modifier les paramètres de confidentialité des canaux pour confirmer que seuls les membres autorisés ont accès aux documents, images, etc.
Parmi les autres caractéristiques de collaboration de Slack, on peut citer
• Notifications par courrier électronique
• @ mentions
• Partage d'écran
• Gestion des dossiers et des documents
Conversations sur un canal dans l'application de messagerie Slack team (Source)
Trello
Trello est un outil de collaboration visuelle basé sur le cloud utilisé pour la gestion de projets et la gestion des tâches.
L'outil de collaboration en ligne vous permet d'organiser des projets à l'aide de tableaux de projets visuels, appelés cartes Trello. Chaque carte représente un projet distinct, et à l'intérieur de chaque carte, vous pouvez créer des listes de contrôle d'éléments à faire ou de tâches. Vous pouvez ajouter des dates d'échéance, des attributaires et des commentaires à chaque tâche et garder un aperçu de l'avancement. Les membres de votre équipe peuvent télécharger des documents et demander un retour d'information sur les produits livrables par le biais de commentaires dans les fiches.
Parmi les autres caractéristiques de collaboration de Trello, on peut citer
• Partage de fichiers
• Automatisation des flux de travail
• Enregistrement des activités
• Notifications en temps réel
Vue du projet dans une carte Trello (Source)
Zoom
Zoom est une application de communication d'équipe basée sur le cloud, qui offre des solutions dans plusieurs domaines : audioconférences et vidéoconférences, webinaires, espaces de travail en ligne partagés, etc.
Pour la collaboration au quotidien, vous pouvez utiliser les fonctions de réunion et de chat de l'outil. Avec les réunions et le chat de Zoom, vous pouvez passer des appels audio et vidéo pour collaborer avec vos coéquipiers, individuellement ou en groupe. L'écran peut être partagé pendant les appels et même permettre à d'autres personnes d'écrire ou d'annoter sur votre écran. Vous pouvez également utiliser la boîte de discussion privée pour échanger des messages ou partager un fichier avec un membre particulier pendant un appel de groupe.
Les autres caractéristiques de la collaboration de Zoom comprennent :
• Gestion des participants
• Partage de fichiers par glisser-déposer
• Rapports et analyses
• Enregistrement des appels
Zoom réunion et chat sur l'application mobile (Source
Dans le processus de transformation numérique, la sélection et la mise en œuvre du bon équipement est une étape très importante qui peut améliorer vos processus, votre productivité, votre capacité d'innovation et vos résultats.
Mais pour obtenir les résultats escomptés d'un investissement important, vous devez préparer un plan d'investissement qui répond à vos besoins à court et à long terme. Ce faisant, outre le gain de temps et de ressources, vous éviterez également des solutions rapides et coûteuses. L'équipement que vous achetez doit s'inscrire dans votre stratégie globale.
Les conseils suivants peuvent vous aider à faire le bon achat d'équipement.
1. Évaluez la réalité de votre entreprise
Il est essentiel de comprendre vos objectifs.
• Vous avez l'intention d'augmenter votre productivité?
• Ce nouvel équipement va-t-il vous permettre de mieux réussir sur le marché ?
• Cela vous aiderait-il à garder une longueur d'avance sur vos concurrents?
• Est-il possible que vous vous modernisiez au lieu d'acheter de nouveaux équipements tout en obtenant de meilleures performances?
Assurez-vous que vous avez répondu à ces questions avant d'acheter. Ne vous laissez pas influencer par des campagnes de marketing agressives qui font des affirmations irréalistes.
2. Obtenir un point de vue extérieur
Selon l'ampleur de votre investissement, il peut être intéressant de collaborer avec un consultant externe qui veillera à ce que vous fassiez bon usage de votre investissement en vous aidant à évaluer vos besoins réels.
Dans un premier temps, vous devez prendre en compte les facteurs importants tels que la capacité, l'utilisation des employés et les ressources actuelles. La procédure la plus courante consiste à préparer une analyse coûts-avantages, qui vous aide à rationaliser votre achat et à en déterminer les avantages et les inconvénients.
Si vous travaillez dans le secteur manufacturier, vous pouvez utiliser un ratio d'utilisation des actifs, qui mesure votre capacité à obtenir les meilleurs résultats avec l'équipement et les autres actifs. L'hypothèse est qu'un équipement plus efficace produira de meilleurs résultats.
3. Investir dans les technologies numériques
Une enquête menée en 2017 auprès de 960 fabricants canadiens a révélé que les entreprises qui ont adopté les technologies numériques ont obtenu des récompenses impressionnantes, notamment une productivité accrue, des coûts de fonctionnement plus faibles et une meilleure qualité de produit.
Le principal facteur de croissance de la productivité est la capacité à prévoir et à éviter les temps d'arrêt, et à optimiser l'efficacité et la maintenance des équipements.
Les économies de coûts sont générées par:
• une supervision de la production en temps réel et un contrôle de qualité approfondi pour réduire les déchets et les retouches
• la maintenance préventive pour éviter les réparations coûteuses et les interruptions imprévues
• une plus grande automatisation pour réduire les coûts de main-d'œuvre et améliorer la quantité
• l'utilisation d'imprimantes 3D pour réaliser des prototypes plus rapidement, ce qui réduit le coût de l'ingénierie et accélère la mise sur le marché
Parallèlement, l'amélioration de la qualité découle de technologies telles que les contrôles de qualité en temps réel.
4. Créer une feuille de route technologique
Plutôt que de faire des achats isolés, vous devriez évaluer les besoins globaux de votre entreprise et planifier à long terme. La préparation d'une feuille de route technologique à ce stade pourrait vous aider.
Une feuille de route technologique est un outil de planification qui permet d'aligner vos objectifs commerciaux sur les solutions technologiques à long et à court terme. Elle devrait vous aider à vous faire une idée de vos systèmes technologiques actuels, à fixer des priorités de développement technologique et à établir un calendrier pour la réalisation des nouveaux systèmes.
La première partie de l'élaboration de votre feuille de route consiste à avoir une idée claire de ce que vous faites déjà et à définir vos processus.
Un processus est une chaîne d'activités ou d'opérations qui doivent se dérouler dans un ordre précis pour créer de la valeur pour le client sous la forme d'un produit ou d'un service. Voici quelques exemples d'opérations:
• Facturation
• Fabrication
• Réception et expédition de marchandises
Cet exercice vous aidera à comprendre ce qui fonctionne bien et ce qui ne fonctionne pas. C'est également l'occasion d'évaluer votre technologie actuelle, les modes d'utilisation des données et d'identifier les lacunes de votre entreprise en matière de compétences ou de ressources. Par-dessus tout, cette cartographie de votre feuille de route technologique vous aidera à identifier les possibilités d'investissement pour améliorer le parcours de vos clients, que ce soit par l'achat de nouveaux équipements, de nouvelles technologies ou l'amélioration de certains processus.
5. Recherchez des fournisseurs
L'Internet donne accès à un large éventail d'entreprises spécialisées dans les équipements, prenez donc le temps d'évaluer et de sélectionner. Il est utile de consulter des bulletins d'information ciblant des secteurs spécifiques et de participer à des salons professionnels où vous pouvez acquérir une expérience pratique en matière d'équipement. Vous pouvez également contacter des organisations industrielles pour obtenir de plus amples informations.
La décision doit être prise en tenant compte de plusieurs aspects, outre le prix. Les aspects liés au service après-vente et à la réputation d'un fournisseur sont également très importants, tout comme les références. Si vous êtes un client fidèle, vous pouvez demander d'autres facilités comme de meilleures garanties ou un plan de service après-vente étendu.
6. Gardez la formation à l'esprit
Très souvent, les entrepreneurs ne prennent pas en considération le temps, l'argent et les ressources nécessaires à la formation du personnel sur les nouveaux équipements. Lorsque les employés prennent trop de temps pour s'adapter aux nouvelles technologies ou aux nouveaux processus, vous risquez de vous retrouver avec des baisses de productivité.
Si l'équipement est neuf ou présente de nouvelles caractéristiques, vous devez supposer que les employés seront confrontés à une courbe de formation. Il est essentiel de l'éviter en préservant des ressources financières suffisantes pour surmonter les temps d'arrêt qui en résulteront. Il est évident qu'il faudra prévoir un certain temps pour former les employés, tout en s'assurant que vos opérations peuvent fonctionner à plein régime.
7. Choisissez entre l'achat ou la location de l'équipement
L'achat vous donne le droit de posséder le matériel dès que la transaction est terminée. Votre entreprise amortit le coût pendant la durée de vie de l'équipement. Il peut être possible d'obtenir un financement pour un montant supérieur au prix d'achat. La BDC, par exemple, offre un financement pouvant aller jusqu'à 100 % du coût d'achat et la possibilité d'un financement supplémentaire pour couvrir les frais d'installation, de formation et de transport.
Les options de crédit-bail ou de location peuvent être appropriées pour les équipements qui deviennent rapidement obsolètes ou qui ne sont nécessaires que pour une courte durée (un projet spécifique). Les paiements pour la location peuvent être moins élevés que ceux pour l'achat de l'équipement, mais dans ce cas, vous ne possédez pas l'équipement et vous devrez attendre la fin du contrat pour l'acheter. Le prix que vous payez à la fin du contrat peut être inférieur au prix d'achat initial, mais cette option peut s'avérer plus coûteuse à long terme.
8. Penser à la sécurité d'abord
Un environnement de travail sain et sûr implique que vos employés et votre entreprise puissent être plus productifs, et cette règle s'applique également à vos achats d'équipements et de technologies.
Il incombe à votre fournisseur de vous fournir des équipements qui peuvent être utilisés en toute sécurité, mais vous devez veiller à ce que vos employés respectent les règles de sécurité. Pour en savoir plus sur ce sujet, visitez le site de la santé et de la sécurité au travail, géré par Ressources humaines et Développement des compétences Canada.
9. Gardez le vert
Lorsque vous achetez des équipements ou des technologies, assurez-vous qu'ils sont efficaces sur le plan énergétique. Outre les économies réalisées sur les coûts d'exploitation, vous contribuerez à la santé de la planète. Renseignez-vous sur l'impact environnemental de votre nouvel équipement et apprenez comment éliminer votre équipement existant de manière à réduire ses effets sur l'environnement.
Ressource : https://www.bdc.ca/en/articles-tools/money-finance/get-financing/equipment-purchasing-9-tips-business-owners
La numérisation est une immense ouverture et un défi pour notre génération.
Le soutien de la Commission européenne à la production de cette publication ne constitue pas une approbation du contenu qui reflète les vues des seuls auteurs, et la Commission ne peut être tenue responsable de l'usage qui pourrait être fait des informations qui y sont contenues.
