PARTE II - MODULO 5
Digitalizzare la tua impresa. Ridurre i costi e aumentare l'efficienza
Digitalizzare la tua impresa. Ridurre i costi e aumentare l'efficienza
La digitalizzazione è un'immensa sfida per la nostra generazione. Sta rivoluzionando ciò che classicamente conoscevamo come sfera del lavoro, strutture aziendali e catene del valore, nonché miglioramento e configurazione del mercato.
La recente pandemia COVID-19 è un cupo promemoria del significato e dell'inevitabilità della tecnologia digitale per una vasta gamma di aziende e settori, come salute, vendita al dettaglio, produzione o istruzione.
Secondo Gartner, "la trasformazione digitale delle imprese è il processo di sfruttamento delle tecnologie digitali e delle capacità che le supportano per creare un nuovo modello di business solido".
La trasformazione digitale, però, si basa sulla conversione organizzativa, poiché comporta cambiamenti nel modo in cui le persone lavorano e pensano. Deloitte afferma che "è la strategia, non la tecnologia, a guidare la trasformazione digitale".
Tuttavia, i dati della BEI Investment Survey, un nuovo rapporto della Banca europea per gli investimenti, indicano che le aziende europee sono attualmente in ritardo nell'implementazione delle tecnologie digitali, in particolare nel settore delle costruzioni e dell '"Internet of Things" (IoT).
Un numero significativo di importanti società di tecnologia digitale oggi ha sede negli Stati Uniti o in Cina. Apparentemente, l'UE è rimasta indietro nel processo di conversione dei servizi digitali, tuttavia può essere in grado di assicurarsi posizioni di primo piano nelle nuove competizioni. Dipende interamente dalla capacità dell'Europa di sfruttare le opportunità derivanti dall'automazione, dall'intelligenza artificiale e da altre tecnologie digitali in via di sviluppo. (La relazione si basa su due serie uniche di dati: la BEI Investment Survey (EIBIS) 2019 e la EIBIS Start-up and Scale-up Survey 2019.)
Implicazioni Politiche
Per mettersi al passo con i paesi digitalmente avanzati, l'UE dovrà creare condizioni migliori per sostenere l'innovazione e la digitalizzazione. La politica dovrebbe sviluppare misure su tre livelli per:
- accelerare l'adozione di migliori pratiche di gestione,
- migliorare le capacità dei dipendenti attraverso la formazione e
- finanziare più facilmente il settore delle tecnologie digitali.
Poiché le aziende dell'UE sono, in media, più piccole di quelle statunitensi, è piuttosto difficile accelerare l'adozione delle tecnologie digitali. Inoltre, molte aziende vecchie e piccole nell'UE non pensano di investire nelle tecnologie digitali. I responsabili politici dovrebbero cercare di ridurre la frammentazione del mercato (in particolare nel settore dei servizi) e sostenere le piccole e giovani imprese innovative in rapida crescita, al fine di bilanciare gli effetti di rete.
fonte: https://www.eib.org/en/publications-research/economics/surveys-data/eibis-digitalisation-report.htm
La digitalizzazione e gli strumenti digitali hanno costantemente dato prova dei loro vantaggi per ogni tipologia di attività, sia essa grande o piccola. Ad esempio, gli strumenti digitali potevano aiutare a evitare un arresto economico completo per le PMI durante la crisi COVID-19. In questa fase, la capacità di passare al digitale era vitale e ha fatto la differenza per molte PMI in tutto il mondo. Quelli che hanno dimostrato la loro capacità di adattare il loro modello di business sono sopravvissuti, ma molti altri non sono riusciti a sopravvivere.
Le aziende variano per dimensioni, settori e livello di esperienza. Tuttavia, il passaggio al digitale si è dimostrato un vantaggio significativo prima, durante e dopo la crisi del COVID-19, indipendentemente da tali differenze. La digitalizzazione e gli strumenti digitali possono portare alla riduzione dei costi, la standardizzazione e l'automazione dei processi aziendali possono portare a diminuire la dipendenza dalla manodopera. Inoltre, il passaggio al digitale migliorerà l'efficacia delle industrie e la comprensione dei comportamenti dei consumatori.
Di seguito sono elencate alcune delle ragioni per le aziende per passare al digitale.
La digitalizzazione porta a migliori prestazioni aziendali
È probabile che le imprese digitali abbiano una maggiore produttività e migliori pratiche di gestione rispetto alle imprese non digitali, sono più innovative, crescono più velocemente e creano posti di lavoro più remunerativi. Molte piccole imprese nell'UE non prendono in considerazione gli investimenti nelle tecnologie digitali. Il motivo è che le aziende considerano le normative del mercato del lavoro, le normative aziendali e la mancanza di finanziamenti esterni come i principali ostacoli agli investimenti e questo aggrava ulteriormente il ritardo nell'adozione della tecnologia digitale
Le imprese digitali hanno maggiori possibilità di crescere e creare posti di lavoro
Negli ultimi tre anni, le aziende digitali sono state più inclini ad assumere nuovi dipendenti, nell'UE e negli Stati Uniti, mentre una quota considerevole di aziende non digitali ha ridotto la propria occupazione o è rimasta stabile.
Le imprese digitali hanno solitamente una migliore gestione
Un fattore importante nell'adozione delle tecnologie digitali è la cultura dell'impresa. Un sistema di monitoraggio aziendale strategico è più spesso utilizzato dalle aziende digitali piuttosto che dalle aziende non digitali, sia nell'UE che negli Stati Uniti. Le aziende digitali sono anche inclini a premiare le prestazioni individuali più spesso con una retribuzione più elevata: questa differenza è più significativa negli Stati Uniti che nell'UE. Inoltre, le aziende digitali sono meno frequentemente possedute o controllate dal loro amministratore delegato (o dai membri della famiglia dell'amministratore delegato) rispetto alle aziende non digitali.
Le imprese digitali tendono ad essere più produttive
La produttività media del lavoro (fatturato diviso per il numero di dipendenti) è più alta con le imprese digitali rispetto alle imprese non digitali. Questa variazione è particolarmente consistente negli Stati Uniti ed è evidente in tutti i settori. Possiamo quindi dire che la digitalizzazione è associata a una maggiore produttività.
Mentre molte aziende che non dispongono di grandi risorse IT concentrano i loro sforzi sul coinvolgimento delle tecnologie SMAC (Social, Mobile, Analytical e Cloud), una vera conversione digitale significa molto di più della semplice implementazione della tecnologia.
Tre fattori chiave dovrebbero essere presi in considerazione per un'implementazione di successo del progetto di trasformazione digitale: strategia, persone e tecnologia.
Strategia
ll rapporto di Deloitte "La strategia, non la tecnologia, guida la trasformazione digitale" basato su uno studio sull'utilizzo del digitale nelle aziende, indica che solo il 15% delle aziende che si trovano nella fase iniziale dello sviluppo digitale afferma di avere una strategia digitale chiara e coerente .
D'altra parte, oltre l'80% delle aziende più avanzate in ambito digitale ha una strategia ben definita. Pertanto, l'assenza di una strategia digitale ben definita è uno dei principali ostacoli alla trasformazione digitale.
Delineare una strategia nel digitale implica una combinazione dell'uso di tecniche convenzionali di analisi aziendale (analisi SWOT o PESTEL, modello di business canvas, Porter´s Forces, ecc.) con una visione più ampia di ciò che la tecnologia e l'innovazione significano all'interno di un cambiamento permanente in cui le trasformazioni si verificano a grande velocità e il rischio è intrinseco in quanto non c'è tempo per i tradizionali processi estesi di espansione e analisi.
Le aziende raggiungono Il successo quando hanno una visione su ampia scala è del proprio business. Questa visione dovrebbe tener conto dei bisogni e delle conoscenze dei loro clienti, del risparmio sui costi e di una maggiore efficienza, o anche dell'elaborazione di nuovi servizi o modelli di business completi.
Questa visione dovrebbe includere cambiamenti che sono necessari o potenziali principalmente a causa delle possibilità che ci vengono offerte dalla tecnologia. Dovrebbe anche tener conto degli altri fattori (politici, sociali, economici, normativi, ambientali, ecc.).
Essendo diversa l'una dall'altra, ogni azienda dovrebbe predisporre la propria strategia, in base ai propri obiettivi e possibilità. Ma la cosa più importante è, prima di intraprendere un progetto di trasformazione digitale, essere consapevoli che l'implementazione della tecnologia non è l'ultima fase e che i cambiamenti coinvolti in una trasformazione digitale implicano molto più dell'implementazione di un software.
La strategia dovrebbe includere anche strumenti per l'ottimizzazione e lo sviluppo permanente, che consentano una valutazione costante dei progressi e apportano gli adeguamenti necessari per raggiungere gli obiettivi fissati. In questo senso, è molto importante stabilire indicatori di riferimento, per garantire il successo della trasformazione.
Persone
Ogni processo di trasformazione all'interno delle aziende è svolto dalle persone che ne fanno parte. Questo fattore è essenziale, in quanto può influenzare il successo o il fallimento dei processi di trasformazione digitale. È noto che la resistenza del personale al cambiamento, in particolare nella realizzazione di progetti tecnologici, è uno dei principali fattori di fallimento.
Ci sono tre aspetti di cui tenere conto quando si coinvolgono le persone in progetti di trasformazione digitale, vale a dire: leadership, capacità ed empowerment.
• Leadership: Se i leader all'interno dell'organizzazione vengono coinvolti attivamente nella trasformazione digitale, le possibilità di successo sono significativamente più alte. L'inclusione di profili specifici con una vasta conoscenza digitale (es.Direttore Digitale - CDO) potrebbe essere un fattore che aumenta le possibilità di successo.
• Capacities: Lo sviluppo del talento e delle competenze dei dipendenti all'interno dell'organizzazione è un altro fattore di successo nella trasformazione digitale. Pertanto, è essenziale ridefinire ruoli e responsabilità per allinearli agli obiettivi della trasformazione. Particolare attenzione dovrebbe essere prestata all'integrazione dell'azienda con la tecnologia così come all'innovazione tecnologica.
• Empowerment: La trasformazione digitale è fondamentalmente una trasformazione dell'intera organizzazione. L'azienda diventa più aperta e molto più collaborativa, quindi è fondamentale che anche i dipendenti partecipino attivamente al processo.
In questo processo di cambiamento, è anche fondamentale impostare meccanismi di comunicazione fluidi che consentano ai leader di coinvolgere tutti i team nella trasformazione, oltre a facilitare la comunicazione dal basso per rendere possibile la partecipazione dell'intera azienda al progetto.
Technologia
In un processo di trasformazione digitale, la selezione e l'implementazione delle tecnologie che consentono di sviluppare la strategia e gli obiettivi da raggiungere è una fase essenziale. La scelta della tecnologia dipende dai processi che si cerca di implementare / ottimizzare, per attuare la strategia definita.
La tecnologia è solo un supporto per veicolare la strategia, quindi la scelta dovrebbe andare a quello che meglio si adatta agli obiettivi dell'azienda e potrebbe essere implementato in modo efficace.
Infine, è importante includere una componente di innovazione nella ricerca tecnologica. Forse la soluzione ideale per un determinato processo non esiste ancora, ma il ritmo dello sviluppo tecnologico può facilmente renderla possibile rapidamente.
Fonti:
https://retaintechnologies.com/en/3-keys-address-digital-transformation-in-company/
Alfredo Reche|03/01/2020|Transformación Digital
La pandemia COVID-19 ha costretto le aziende fornitori di vendita al dettaglio, produzione e servizi a rivalutare i loro modelli di business sulla base delle norme del tradizionale contesto "di persona" e "sociale".
Di conseguenza, le aziende hanno iniziato a comprendere la necessità di utilizzare un metodo "contactless" diverso e innovativo per fornire i propri prodotti e servizi, l'opzione alternativa a questo è quella di chiudere le operazioni fino alla fine della crisi o, peggio ancora, chiudere l'attività stessa .
Per le PMI la situazione è sicuramente più disperata e hanno dovuto anche ripensare i loro modelli di business per superare la crisi attuale e possibili situazioni simili future. Sebbene molti governi abbiano recentemente fornito vari tipi di sostegno alle PMI, si tratta di misure temporanee e una trasformazione digitale è la chiave per sopravvivere alle crisi attuali e future.
L'integrazione della digitalizzazione delle PMI è in cima all'agenda politica, poiché sono un potente fattore per l'economia, consente alle PMI di trasformarsi e competere su scala più ampia e raggiungere i mercati globali facendo affari online.
L'adozione di strumenti digitali è particolarmente indicata per le piccole e microimprese. Tuttavia, esiste un divario negli strumenti digitali che abbraccia le grandi imprese e le PMI, principalmente nel commercio elettronico e nel cloud computing. I governi possono e devono affrontare questo divario fornendo alle PMI programmi adeguati per lo sviluppo delle competenze, il cambiamento organizzativo e l'innovazione dei processi.
Inoltre, i governi dovrebbero fornire un'infrastruttura adeguata per supportare le transazioni B2B e utilizzare strumenti digitali per aggiornare i servizi pubblici come i portali di e-government, al fine di facilitare il rilascio di licenze e altri servizi alle PMI.
D'altra parte, anche importanti aziende tecnologiche come Google e Facebook possono dare il loro contributo per la digitalizzazione delle PMI, fornendo strumenti e soluzioni digitali come il Marketplace di Facebook e Instagram per supportare il trasferimento delle PMI su canali online .
Infine, le PMI devono riconsiderare e ristrutturare la loro attività, concentrandosi sui sull'utilizzo di tutti gli strumenti necessari (social media, connettività mobile, analisi dei dati, cloud computing) nel loro modello di business. La trasformazione digitale delle PMI deve essere incorporata in tutti gli aspetti aziendali, consentendo loro di fornire valore ai clienti e di garantire la crescita e la prosperità aziendale.
Lo sviluppo dell'economia digitale, accellerato dall'attuale crisi del COVID-19, indica molto chiaramente che il futuro dell'economia globale sarà basato sulla digitalizzazione. Tecnologie all'avanguardia come blockchain, IoT, 5G, cloud computing, robot, IA, data science, insieme all'arrivo di nuovi modelli di business digitalizzati, cambieranno drasticamente l'economia globale.
Le PMI sono una pietra miliare per la crescita economica della maggior parte delle regioni del mondo.
Nell'affrontare i cambiamenti, le PMI dovrebbero adottare tecnologie digitali e promuovere la digitalizzazione. Dovrebbero anche acquisire conoscenze da aziende di successo in M-commerce, sharing economy, IoT, modernizzazione NextGen e altri nuovi modelli di business e dare così il proprio valore aggiunto nel trend della digitalizzazione. Le PMI dovrebbero anche superare la scarsità di risorse, la mancanza di esperienza nell'applicazione di nuove tecnologie che consentirà loro di crescere con successo e raggiungere un mercato più ampio.
Fonte: https://www.smefinanceforum.org/post/the-importance-of-going-digital-for-smes
Quando pianificano di aumentare la propria crescita e adattarsi alle nuove tendenze del mercato, tutte le organizzazioni aziendali contano sulla trasformazione digitale. La tecnologia è un ottimo alleato quando si tratta di tagliare le spese inutili e tenere sotto controllo il budget. La trasformazione digitale unita alle strategie digitali, copre tutti i principali settori di attività, ovvero:
• Nel settore operativo vengono utilizzati e integrati strumenti di tecnologia digitale, così come la trasformazione dei processi, la digitalizzazione dei documenti, l'elaborazione dei dati nel cloud e l'ottimizzazione dei processi in generale.
• Nel settore strategico il modo di lavorare sta cambiando in modo significativo, concentrandosi maggiormente sui bisogni dei consumatori, al fine di prendere decisioni più sicure e creare soluzioni di valore.
• Nel settore gestionale: il modello di business dell'azienda sfrutta le opportunità commerciali e produttive create dall'adattamento digitale.
Le aziende cercano costantemente di migliorare l'efficienza dei loro processi e le tecnologie consentono la loro applicazione in innumerevoli situazioni nel mondo delle imprese. Il miglioramento della produttività si genera in tre modi:
1. Riducendo i tempi di esecuzione dei processi.
2. Eliminando o sostituire compiti totali o parziali all'interno di tali processi.
3. Incorporando nuove funzionalità che aggiungono valore al processo esistente.
Il tradizionale miglioramento della produttività dal 3 al 5% all'anno è stato sopraffatto dalla digitalizzazione, con un miglioramento potenziale dei costi superiori al 25%. Attraverso l'ottimizzazione dei processi, i miglioramenti percentuali del costo del lavoro sono posti al di sopra del 60%.
Iniziative come l'informatizzazione dei documenti o la digitalizzazione e l'archiviazione nel cloud potrebbero offrire vantaggi quali:
• Risparmio di tempo dedicato alle attività meccaniche.
• Ottimizzazione dei processi.
• Risparmio sui costi dei materiali.
• Accesso immediato alle informazioni digitali da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.
• Ridurre l'impatto sull'ambiente
Uno degli obiettivi principali di ogni azienda è la riduzione dei costi. L'ideale per le imprese è ottenere il massimo profitto al minor costo possibile. Inoltre, l'uso di tecnologie sostenibili aiuta a risparmiare denaro.
Di seguito è riportato un elenco di aspetti chiave in cui un'azienda può ridurre i costi:
• Installare un software per centralizzare l'ingresso delle informazioni da ogni area e renderlo disponibile al resto dell'azienda in tempo reale, è la miglior cosa per prendere le giuste decisioni per ridurre i costi.
• Scommesse sul cloud. Esistono sistemi basati su cloud per l'archiviazione sicura delle informazioni e ciò consente un risparmio fino al 50% rispetto alla tradizionale gestione dell'infrastruttura fisica.
• The Internet of Things. Introducendo l'IoT, tali sistemi possono essere implementati in cui ogni macchina ha la capacità di quantificare e trasmettere tutte le variabili per l'analisi. Ciò consente un'anticipazione della manutenzione e riduce le interruzioni.
• Automatizza le attività e i processi di ogni reparto in modo che la gestione diventi più agevole ed efficiente.
• Ridurre i margini di errore. Gli errori umani comportano alcuni dei costi evitabili per l'azienda. Una delle risoluzioni del manager dell'azienda dovrebbe essere la riduzione di tali costi al minimo
• Una migliore gestione delle rimanenze, utilizzando un software appropriato, consentirà all'azienda di aumentare l'affidabilità delle rimanenze.
• Ridurre i tempi morti di macchine e dipendenti. Interruzioni o errori negli ordini di lavoro possono comportare di non arrivare pronti alle scadenze scadenze e alla diminuzione della produttività e della qualità.
• Negoziare con i fornitori. La tecnologia può essere utilizzata per generare e mantenere database per quasi ogni aspetto dell'attività: clienti, ordini, tempi di consegna, ecc. Ciò consente all'azienda di negoziare con fornitori nazionali o internazionali.
• I costi del personale. Gestisci la programmazione degli interventi, evitando così costi aggiuntivi dovuti a viaggi non necessari.
• Costi energetici. La bolletta energetica è una delle spese più grandi sostenute da qualsiasi azienda. L'utilizzo della tecnologia digitale consente di rispettare i programmi di manutenzione e di mantenere i sistemi e le apparecchiature in condizioni ottimali.
• Gestisci bene i pagamenti e gli incassi. Un buon software di gestione, con incorporati strumenti di controllo degli ordini di lavoro, offrirà un'immagine accurata dei budget generati in un dato momento, senza errori.
• Cancelleria e amministrazione. La tecnologia è molto utile nella gestione dei documenti. Software specifici mantengono le informazioni classificate e disponibili, risparmiando tempo e costi aggiuntivi con cancelleria e personale.
•
Fonte: https://retaintechnologies.com/en/can-digital-transformation-reduce-business-costs/
L'esecuzione e la consegna di progetti di successo implica una stretta collaborazione tra tutti i membri del team, con ognuno di loro che padroneggia i propri compiti. In caso di blocco, i membri del team devono essere in grado di comunicare immediatamente tra loro, invece di aspettare che si tengano le riunioni formali.
Attualmente ci sono molti strumenti software sul mercato che soddisfano qualsiasi esigenza di collaborazione.
Per coloro che sono nuovi agli strumenti di collaborazione, questa guida può aiutarli a fare la scelta giusta per la loro attività. Ma prima, rispolveriamo le nozioni di base e diamo un'occhiata a cosa sono gli strumenti di collaborazione.
La collaborazione è una pratica in cui le persone lavorano insieme per raggiungere un obiettivo condiviso. In un ambiente aziendale, questo obiettivo può essere un progetto o un obiettivo organizzativo generale.
La collaborazione può essere sincrona o asincrona. La collaborazione sincrona è quando il mittente e il destinatario stanno collaborando in tempo reale (chiamate video o audio e conversazioni faccia a faccia); La collaborazione asincrona è quando entrambe le parti collaborano, ma non in tempo reale (e-mail, forum di discussione e condivisione di documenti, ecc.).
Gli strumenti di collaborazione sono soluzioni software che consentono alle persone di comunicare tra loro per raggiungere un obiettivo condiviso. Ecco alcuni vantaggi dell'utilizzo degli strumenti di collaborazione:
• Facile accesso alle informazioni: varie informazioni (documenti, file, cartelle, ecc.) Possono essere archiviate in uno spazio condiviso, a cui hanno accesso tutti i membri del team. Si rivela molto utile quando un nuovo membro si unisce al team o quando un membro esistente prende un congedo o viene sostituito. Tutte le informazioni sono centralizzate e classificate, in modo che i nuovi membri possano intervenire rapidamente in pochissimo tempo, mentre il progetto in corso non viene impattato
• Comunicazione più fluida: se sono necessari aiuto o chiarimenti, i membri del team possono comunicare in qualsiasi momento. Possono utilizzare chat dal vivo e chiamate audio o video per condividere informazioni e dati con i loro colleghi. Ciò consente di risparmiare tempo, garantire flussi di lavoro più fluidi e rendere semplice la collaborazione al progetto, soprattutto quando si gestisce un team remoto.
• Maggiore produttività dei dipendenti: se il tuo team è disperso o lavora in remoto, tale piattaforma sarà il ponte tra tutti i membri del team, indipendentemente dalla loro posizione. Riceveranno anche aggiornamenti regolari e notifiche sullo stato di avanzamento del progetto. Questo li farà sentire più legati e responsabili del risultato del progetto, che avrà un impatto diretto sulla loro produttività.
Caratteristiche comuni degli strumenti di collaborazione
Di seguito sono elencate alcune caratteristiche comuni degli strumenti di collaborazione di cui la tua azienda può beneficiare:
• Comunicazione: fornisce funzionalità come chat in linea, chiamate audio e video e forum di discussione per supportare la comunicazione sincrona e asincrona.
• Condivisione file: consente di condividere file, documenti, immagini, ecc. con i membri del team. Puoi condividerli tramite e-mail o come allegati nelle chat.
• Gestione dei documenti: consente a te e ai tuoi colleghi di lavorare simultaneamente sui documenti in tempo reale. Tutti i documenti vengono salvati in un'area di archiviazione centrale e puoi concedere le autorizzazioni di accesso ai membri secondo necessità.
• Gestione del progetto: consente di creare attività di progetto e sottoattività, impostare scadenze per esse e assegnare attività a membri diversi. Questo è uno strumento utile, che aiuta a gestire i progetti, tenere traccia delle interdipendenze e pianificare le risorse.
Di seguito sono elencati cinque strumenti di collaborazione online popolari (elencati in ordine alfabetico) dal rapporto FrontRunners 2020 di Software Advice per il software di collaborazione.
ClickUp è uno strumento di gestione dei progetti basato su cloud che ti consente di pianificare, organizzare e collaborare ai progetti.
Ti consente di creare attività di progetto e di aggiungervi membri del team. I compagni di squadra possono commentare le attività e taggare i loro coetanei per richiedere azioni di follow-up. Sono anche in grado di evidenziare e rispondere a determinate parti dei commenti. Questa funzione è utile quando qualcuno pone più domande su un commento o se c'è molta attività su un compito. Al termine di un'attività, tutti i membri ricevono una notifica in merito.
Altre funzionalità di collaborazione di ClickUp includono:
• Condivisione files
• Gantt chart
• Road maps dei prodotti
• Tabelloni Kanban
Visualizzazione Dashboard nell'app di gestione dei progetti ClickUp (Fonte)
Google Workspace
Google Workspace, già conosciuto come G Suite, è una suite di lavoro basata su di un Sistema cloud, che include al suo interno Gmail, Google Meet, Google Chat, e Google Calendar.
Tali strumenti consentono varie attività come: la condivisione di documenti, la creazione di chat dal vivo e di videochiamate per supportare i lavoratori in remoto e poter collaborare in tempo reale. Per esempio, i membri del tuo team possono: modificare simultaneamente un Google document, aggiungere commenti e condividerlo con i colleghi via e-mail o Google Chat e connettersi in tempo reale tramite la funzione chiamate. Il team può organizzare incontri in anticipo, inviando gli inviti tramite Google Calendar, o avviare una chiamata non programmata su Google Meet.
Altre funzionalità di collaborazione presenti in Google Workspace sono:
• Messaggistica istantanea
• Gestione dei File
• Archiviazione dei file nel Cloud
• Spazio di lavoro condiviso
Slack
Slack è un'applicazione basata sul sistema cloud, utile per la collaborazione del team di lavoro: l’app può essere utilizzata sia per l’organizzazione delle attività legate al lavoro sia per le normali interazioni del team.
Tramite l'applicazione, si possono creare chat dedicate alla gestione dei progetti, alle discussioni del team, o per delle conversazioni casuali. I membri del vostro team possono connettersi in tempo reale tramite chat di testo e chiamate audio o video. Slack può essere utilizzato, inoltre, per rimanere in contatto con i clienti che non amano comunicare tramite le e-mail: potresti invitarli a unirsi a qualsiasi canale o conversazione come ospite, senza alcun obbligo di registrazione. È anche possibile modificare le impostazioni di privacy dei canali, per assicurarsi che solo i membri autorizzati abbiano accesso a documenti, immagini, ecc.
Altre funzionalità di collaborazione presenti in Slack sono:
• Notifiche Email
• Possibilità di menzionare i partecipanti alla conversazione
• Condivisione dello schermo
• Gestione di File e documenti
Trello
Trello è uno strumento di collaborazione visiva basato su di un sistema cloud, utilizzato per la gestione di progetti e singole task.
Lo strumento di collaborazione online consente di organizzare le attività utilizzando schede di progetto visive, chiamate “Trello cards”. Ogni scheda rappresenta un progetto separato: all'interno di ciascuna di esse è possibile creare checklist e definire task. È possibile aggiungere deadline, responsabili delle attività e commenti a ciascun compito, di modo da avere una scheda aggiornata sull’andamento del Progetto. I membri del tuo team sono in grado di caricare documenti e chiedere un feedback sui risultati raggiunti, tramite l'aggiunta di commenti all'interno delle schede.
Altre funzionalità di collaborazione presenti in Trello sono:
• Condivisione dei File
• Workflow automatizzato
• Registrazione attività
• Notifiche in tempo reale
Zoom
Zoom è un'applicazione basata sul sistema cloud, che offre soluzioni per la comunicazione del team in diversi campi: conferenze audio e video, webinar, creazione di uno spazio condiviso di lavoro online e tanto altro ancora.
Per la collaborazione quotidiana, è possibile utilizzare le funzioni di meeting e chat. Tramite le riunioni e la chat di Zoom, è possibile effettuare chiamate audio e video per collaborare con i vostri colleghi, sia individualmente che in gruppo. Lo schermo può essere condiviso durante le chiamate e i vostri colleghi potranno scrivere o annotare concetti sul vostro schermo. È anche possibile creare una chat privata per scambiare messaggi o condividere file con qualsiasi membro presente durante una chiamata di gruppo.
Altre funzionalità di collaborazione presenti in Zoom sono:
• Gestione dei partecipanti
• Condivisione di file in modalità drag-and-drop
• Report e analisi
• Registrazione delle chiamate
Nel processo di trasformazione digitale, la selezione e lo sviluppo dei migliori strumenti sono fasi fondamentale, poiché funzionali al miglioramento dei vostri processi, della produttività, della capacità di innovare e di generare profitto.
Per ottenere i risultati attesi da un importante investimento di capitale, è necessario preparare un piano di investimento capace di rispondere alle vostre esigenze a breve e a lungo termine. Così facendo, oltre a risparmiare tempo e risorse, eviterete anche costose soluzioni rapide. L'attrezzatura acquistata deve adattarsi perfettamente alla vostra strategia generale.
I seguenti consigli possono esservi d'aiuto per l’acquisto degli strumenti più adatti.
1. valuta la tua realtà aziendale
È fondamentale comprendere i tuoi obiettivi.
• Hai intenzione di aumentare la produttività?
• Questa nuova attrezzatura ti farà avere più successo sul mercato?
• Ti aiuterà a stare più avanti dei tuoi concorrenti?
• È possible ottenere prestazioni migliori con un upgrade piuttosto che comprare nuove attrezzature?
Assicurati di aver risposto a queste domande prima di acquistare qualsiasi attrezzatura. Non lasciarti influenzare da campagne di marketing aggressive e dalle loro affermazioni e promesse spesso irrealistiche.
2. Ottieni un punto di vista esterno
A seconda della portata dell’investimento, potrebbe essere fondamentale collaborare con un consulente esterno, capace di valutare la reale bontà dell’investimento e di analizzare attentatamente le vostre reali necessità.
Inizialmente, è necessario considerare fattori importanti come la capacità produttiva, l'utilizzo dei dipendenti e le risorse attualmente in possesso. La procedura più comune è quella di preparare un'analisi costi-benefici, utile a razionalizzare l'acquisto e a determinare i pro e i contro.
Nel settore manifatturiero potrebbe risultare vantaggioso l’utilizzo di strumenti di asset utilization ratio, utili a misurare la capacità del business di ottenere i migliori risultati dalle attrezzature e dalle altre risorse. Il presupposto è che un'attrezzatura più efficiente produrrà risultati migliori.
3. Investire nelle tecnologie digitali
Un sondaggio del 2017 su 960 produttori canadesi ha rilevato che le aziende che hanno adottato le tecnologie digitali hanno ottenuto benefici impressionanti: maggiore produttività, costi di gestione inferiori e una migliore qualità del prodotto.
Il principale fattore di crescita della produttività è la capacità di prevedere ed evitare tempi di inattività e di ottimizzare l'efficienza e la manutenzione delle attrezzature.
Il risparmio sui costi è generato da:
• Controllo, in tempo reale, della produzione e della qualità, per ridurre gli sprechi e la rilavorazione
• manutenzione preventive, per evitare costose interruzioni non pianificate
• maggiore automazione, per risparmiare sui costi della manodopera e migliorare la quantità
• l'uso di stampanti 3-D per realizzare prototipi più veloci, riducendo i costi di progettazione e accelerando il time to market
Nel frattempo, il miglioramento della qualità deriva da tecnologie che favoriscono controlli di qualità in tempo reale.
4. Creare una roadmap tecnologica
Piuttosto che fare acquisti isolati, si dovrebbero valutare le esigenze generali di un business e pianificare a lungo termine. Preparare una roadmap tecnologica, in questa fase di pianificazione, potrebbe essere estremamente utile.
Una roadmap tecnologica è uno strumento di pianificazione che mette in linea i vostri obiettivi aziendali con soluzioni tecnologiche a lungo e breve termine. Dovrebbe aiutarvi a farvi un'idea dei vostri attuali sistemi tecnologici ed impostare le priorità di sviluppo di questi, così da delineare una linea temporale per la realizzazione e l’utilizzo dei nuovi sistemi.
Per costruire la vostra roadmap bisogna, prima di tutto, avere un'idea chiara delle attività già in atto e dei vostri processi.
Un processo è una catena di attività o operazioni che, per creare valore per il cliente sotto forma di un prodotto o servizio, devono avvenire in una sequenza specifica. Alcuni esempi di operazioni includono:
• Fatturazione
• Produzione
• Ricevere e spedire la merce
Questo esercizio ti aiuterà a capire cosa funziona e cosa non funziona nel tuo business. È anche una opportunità per valutare la tecnologia attuale, le modalità di utilizzo dei dati e per identificare eventuali lacune che l’azienda potrebbe avere nelle competenze o nelle risorse. Soprattutto, questa mappatura della vostra roadmap tecnologica vi aiuterà a identificare le opportunità di investimento utili a migliorare l’esperienza dei vostri clienti: sia che si tratti dell'acquisto di nuove attrezzature o di nuove tecnologie, sia che si tratti del miglioramento di determinati processi.
5. Guardarsi attorno tra i fornitori
Internet fornisce l'accesso ad un'ampia selezione di aziende specializzate, quindi è necessario riservarsi il giusto tempo per valutare e selezionare l’offerta migliore. È utile controllare le newsletter che si rivolgono a industrie specifiche e partecipare alle fiere dove si può controllare da vicino il prodotto. Inoltre, è possibile contattare le organizzazioni di settore per ulteriori informazioni.
La decisione finale dovrebbe essere presa prendendo in considerazione diversi aspetti, oltre al prezzo. Aspetti relativi al servizio post-vendita, la reputazione di un fornitore, così come le sue referenze, sono elementi estremanente importanti da prendere in considerazione. Se sei un cliente fedele, puoi richiedere altre agevolazioni e un trattamento migliore in tema di garanzie o piani di assistenza ai clienti.
6. Tieni a mente la formazione
Molto spesso, gli imprenditori non considerano il tempo, il denaro e le risorse necessarie a formare il personale sulle nuove attrezzature. Quando i dipendenti impiegano troppo tempo per adattarsi alla nuova tecnologia o ai nuovi processi, si rischia un calo di produttività.
Se l'attrezzatura è nuova o ha nuove funzionalità, si presume che ai dipendenti sia necessario del tempo per acquisire nuove conoscenze. È essenziale conservare le risorse finanziarie sufficienti per superare i tempi in cui si prevede un calo di produttività. Ovviamente, sarà necessario allocare un po' di tempo per la formazione dei dipendenti, e assicurarsi comunque che le operazioni siano in grado di funzionare a pieno regime.
7. Scegli tra l’acquisto o il leasing dell’attrezzatura
L'acquisto ti permette di possedere l'attrezzatura non appena la transazione viene completata. L’azienda ammortizza il costo durante la durata di vita dell'attrezzatura. Per facilitare l’acquisto, è possibile ottenere un finanziamento per un importo che supera il prezzo di acquisto. BDC, per esempio, offre fino al 100% di finanziamento per il costo d’acquisto e l'opzione di un finanziamento aggiuntivo per coprire i costi di installazione, formazione e trasporto.
Le opzioni di leasing o noleggio sono più adatte per le attrezzature che diventano obsolete rapidamente o che sono necessarie solo per un breve periodo (ad esempio per un progetto specifico). I pagamenti per il noleggio potrebbero essere più economici di quelli per l'acquisto dell'attrezzatura, ma in questo caso l'attrezzatura non si possiede e si dovrà aspettare la fine del contratto per acquistarla. Anche se il prezzo che si paga alla fine del contratto può essere inferiore al prezzo di acquisto iniziale, questa opzione può rivelarsi più costosa a lungo termine.
8. La sicurezza prima di tutto
Un ambiente di lavoro sano e sicuro favorisce un generale aumento della produttività aziendale ed un più efficiente lavoro dei dipendenti. La creazione di questo ambiente deve essere assicurata anche, e sopratutto, tramite un accorto acquisto delle attrezzature ed un utilizzo della giusta tecnologia.
Il fornitore dovrà fornire attrezzature che possano essere usate in sicurezza: sarai tu ad assumerti la responsabilità di assicurarti che i tuoi dipendenti seguano le regole di sicurezza. Per saperne di più su questo argomento, visita Workplace Health and Safety, un sito gestito da “Human Resources and Skills Development Canada”.
9. Keep it green
Quando acquistate un'attrezzatura o una tecnologia, assicuratevi che sia efficiente dal punto di vista energetico. Oltre al risparmio sui costi di gestione, contribuirete anche alla salute del pianeta. Assicurati di trovare informazioni sull'impatto ambientale della nuova attrezzatura e informati su come smaltire la tua vecchia attrezzatura in modo da ridurre il suo effetto sull'ambiente.
Resource: https://www.bdc.ca/en/articles-tools/money-finance/get-financing/equipment-purchasing-9-tips-business-owners
Digitalisation is an immense opening and challenge for our generation.
