CZĘŚĆ II - MODUŁ 5
Cyfryzacja twojej firmy. Redukcja kosztów oraz zwiększenie efektywności
Cyfryzacja twojej firmy. Redukcja kosztów oraz zwiększenie efektywności
Cyfryzacja jest ogromnym otwarciem się i wyzwaniem dla naszego pokolenia. Rewolucjonizuje to, co klasycznie znaliśmy jako sferę pracy, struktury biznesowe i łańcuchy wartości, a także usprawnienia i konfigurację rynku.
Niedawna pandemia COVID-19 stanowi ponure przypomnienie znaczenia i nieuchronności technologii cyfrowej dla wielu przedsiębiorstw i dziedzin, takich jak zdrowie, handel detaliczny, produkcja czy edukacja.
Według firmy Gartner (Gartner IT) "cyfrowa transformacja biznesu to proces wykorzystania technologii cyfrowych i możliwości, które je wspierają, do stworzenia nowego, solidnego modelu biznesowego".
Transformacja cyfrowa opiera się jednak na przekształceniach organizacyjnych, ponieważ obejmuje zmiany w sposobie pracy i myślenia ludzi. Deloitte twierdzi, że "to strategia, a nie technologia, jest motorem transformacji cyfrowej".
Z nowego raportu Europejskiego Banku Inwestycyjnego (EIB Investment Survey) wynika jednak, że europejskie firmy są obecnie opóźnione we wdrażaniu technologii cyfrowych, szczególnie w sektorze budowlanym i w zakresie "Internetu rzeczy" (IoT-Internet of Things) - to koncepcja urządzeń mogących połączyć się z internetem lub innymi urządzeniami, korzystając bezpośrednio z sieci bezprzewodowych.
Znaczna liczba znaczących firm zajmujących się technologiami cyfrowymi ma dziś swoje siedziby w Stanach Zjednoczonych lub Chinach. Najwyraźniej UE pozostała w tyle w maratonie konwersji usług cyfrowych, ale jeszcze może być w stanie zapewnić sobie czołowe pozycje w nowych wyzwaniach technologicznych. Zależy to całkowicie od gotowości Europy do wykorzystania możliwości wynikających z automatyzacji, sztucznej inteligencji i innych rozwijających się technologii cyfrowych. (Raport opiera się na dwóch unikalnych zestawach danych: badaniu EBI na temat inwestycji (EIBIS) 2019 oraz badaniu EIBIS na temat rozpoczynania i skalowania działalności gospodarczej 2019).
Implikacje polityczne
Aby dogonić kraje zaawansowane cyfrowo, UE będzie musiała stworzyć lepsze warunki ramowe dla wspierania innowacji i cyfryzacji. W ramach działań politycznych należy opracować dostęp do środków na trzech poziomach, aby:
- przyspieszyć wdrożenie lepszych praktyk zarządzania,
- podnieść umiejętności pracowników poprzez szkolenia i
- wprowadzić ułatwienia w finansowaniu inwestycji w technologie cyfrowe.
Ponieważ firmy w UE są średnio mniejsze niż te w USA, przyspieszenie procesu wdrażania technologii cyfrowych jest raczej trudne. Ponadto, wiele starych i małych firm w UE nie bierze pod uwagę inwestowania w technologie cyfrowe. Decydenci powinni zastanowić się nad ograniczeniem rozdrobnienia rynku (szczególnie w sektorze usług) i wspieraniem dobrze rozwijających się małych i młodych innowacyjnych firm, aby zrównoważyć efekty sieci handlowych, usługowych.
Resource: https://www.eib.org/en/publications-research/economics/surveys-data/eibis-digitalisation-report.htm
Digitalizacja i narzędzia cyfrowe stale potwierdzają swoje korzyści dla wszystkich rodzajów biznesu, zarówno dużych, jak i małych. Na przykład, narzędzia cyfrowe mogą pomóc uniknąć całkowitego zatrzymania gospodarczego małych i średnich przedsiębiorstw podczas kryzysu COVID-19. Na tym etapie, możliwość przejścia na technologię cyfrową była kluczowa i spowodowała różnicę dla wielu przedsiębiorstw na całym świecie. Przetrwały te, które wykazały się zdolnością dostosowania swojego modelu biznesowego, ale wielu innym nie udało się przetrwać.
Przedsiębiorstwa różnią się pod względem wielkości, branży i poziomu doświadczenia. Jednak okazuje się, że cyfryzacja przynosi znaczące korzyści przed, w trakcie i po kryzysie COVID-19, niezależnie od tych różnic. Digitalizacja i narzędzia cyfrowe mogą ułatwić redukcję kosztów, standaryzację i automatyzację procesów biznesowych oraz zmniejszyć zależność od siły roboczej. Ponadto, cyfryzacja poprawi efektywność branży i świadomość zachowań konsumentów.
Niektóre z głównych powodów, dla których firma powinna przejść na technologię cyfrową, są wymienione poniżej.
Cyfryzacja prowadzi do lepszych wyników przedsiębiorstw
Przedsiębiorstwa cyfrowe mają prawdopodobnie wyższą wydajność i lepsze techniki zarządzania niż przedsiębiorstwa niecyfrowe, są bardziej innowacyjne, szybciej się rozwijają i tworzą lepiej płatne miejsca pracy. Wiele małych firm w UE nie bierze pod uwagę inwestowania w technologie cyfrowe. Wynika to z faktu, że firmy uważają przepisy dotyczące rynku pracy, przepisy biznesowe i brak zewnętrznego finansowania za główne przeszkody dla inwestycji, co dodatkowo pogłębia opóźnienie we wdrażaniu technologii cyfrowych.
Firmy cyfrowe są bardziej skłonne do rozwoju i tworzenia miejsc pracy
W ciągu ostatnich trzech lat firmy cyfrowe były bardziej skłonne do zatrudniania nowych pracowników, zarówno w UE, jak i w USA, podczas gdy znaczna część firm niecyfrowych zmniejszyła zatrudnienie lub utrzymała je na stałym poziomie.
Firmy cyfrowe mają zwykle lepsze praktyki zarządzania
Ważnym czynnikiem przy wdrażaniu technologii cyfrowych jest kultura organizacyjna firmy. Formalny system strategicznego monitorowania biznesu jest częściej stosowany przez firmy cyfrowe niż niecyfrowe, zarówno w UE, jak i w USA. Firmy cyfrowe są również bardziej skłonne do nagradzania indywidualnych wyników pracy wyższymi zarobkami- różnica ta jest bardziej znacząca w USA niż w UE. Ponadto firmy cyfrowe rzadziej niż firmy niecyfrowe są własnością lub są kontrolowane przez dyrektora generalnego (lub członków jego rodziny).
Firmy cyfrowe są bardziej produktywne
Średnia wydajność pracy (obrót podzielony przez liczbę pracowników) jest wyższa w przypadku firm cyfrowych niż w przypadku firm niecyfrowych. To zróżnicowanie jest szczególnie duże w USA i jest widoczne we wszystkich sektorach. Można zatem powiedzieć, że cyfryzacja wiąże się z wyższą produktywnością.
Podczas gdy wiele firm, które nie posiadają dużych zasobów IT, koncentruje swoje wysiłki na angażowaniu technologii SMAC (Social, Mobile, Analytical and Cloud) /koncepcji korzystającej z możliwości społecznych interakcji, mobilności, danych analitycznych oraz chmury obliczeniowej/; prawdziwa cyfrowa transformacja oznacza znacznie więcej niż tylko wdrożenie technologii.
Aby pomyślnie wdrożyć projekt transformacji cyfrowej, należy wziąć pod uwagę trzy kluczowe czynniki: strategię, ludzi i technologię.
Sreategia
Z raportu Deloitte “Strategia, a nie technologia napędza cyfrową transformację”("Strategy, not technology, drives the digital transformation"), opartego na badaniu wykorzystania technologii cyfrowych w firmach, wynika, że tylko 15% firm, które są we wczesnej fazie wdrażania technologii cyfrowych, twierdzi, że ma jasną i spójną strategię cyfrową.
Tymczasem ponad 80% najbardziej zaawansowanych firm w dziedzinie technologii cyfrowych posiada dobrze zdefiniowaną strategię. Tak więc brak dobrze nakreślonej strategii cyfrowej jest jedną z głównych przeszkód w transformacji cyfrowej.
Nakreślenie strategii w środowisku cyfrowym wymaga połączenia konwencjonalnych technik analizy biznesowej (analiza SWOT lub PESTEL, kanwa modelu biznesowego, siły Portera, itp.) z szerszą wizją tego, co oznacza technologia i innowacja w stale zmieniającym się środowisku, w którym zmiany zachodzą z ogromną prędkością, a ryzyko jest nieodłączne, ponieważ nie ma czasu na tradycyjne, szeroko zakrojone procesy ekspansji i analizy.
Firmy osiągają sukces, gdy zaczynają od stworzenia wizji swojego biznesu. Wizja ta powinna być opracowana z uwzględnieniem wymagań i wiedzy klientów, oszczędności kosztów i zwiększonej wydajności, a nawet opracowania nowych usług lub dokładnych modeli biznesowych.
Wizja ta powinna obejmować zmiany, które są potrzebne lub najbardziej korzystne ze względu na możliwości oferowane nam przez technologię. Powinna ona również uwzględniać inne czynniki (polityczne, społeczne, ekonomiczne, prawne, środowiskowe itd.), ale wszystkie te nowe zamierzenia będą mogły być realizowane i zaspokajane dzięki technologii.
Każda firma, różniąc się od siebie, powinna przygotować własną strategię, zgodną ze swoimi celami i możliwościami.
Najważniejsze jest jednak, aby przed podjęciem się cyfrowej transformacji mieć świadomość, że wdrożenie technologii nie jest ostatnim etapem, a zmiany związane z cyfrową transformacją oznaczają znacznie więcej niż tylko wdrożenie oprogramowania.
Strategia powinna również zawierać narzędzia do optymalizacji i ciągłego rozwoju, które pozwolą na stałą ocenę postępów i wprowadzanie niezbędnych korekt, aby osiągnąć wyznaczone cele. Aby zapewnić sukces transformacji, bardzo ważne jest ustalenie wskaźników odniesienia.
Ludzie
Każdy proces transformacji w firmie jest realizowany przez ludzi, którzy są jego częścią. Czynnik ten jest niezwykle istotny, gdyż może zaważyć na sukcesie lub porażce procesów transformacji cyfrowej. Powszechnie wiadomo, że opór pracowników wobec zmian, szczególnie przy wdrażaniu projektów technologicznych, jest jednym z głównych czynników niepowodzeń.
Istnieją trzy aspekty, które należy wziąć pod uwagę przy angażowaniu ludzi w projekty transformacji cyfrowej, a mianowicie: przywództwo, możliwości i wzmocnienie podmiotowości.
• Przywództwo: Jeśli liderzy wewnątrz organizacji aktywnie zaangażują się w transformację cyfrową, szanse na sukces są znacznie większe. Dodatkowym czynnikiem zwiększającym szanse na sukces może być włączenie osób o konkretnych cechach i z ogromną wiedzą cyfrową (np. Digital Director - CDO).
• Możliwości: Rozwój talentów i umiejętności pracowników w organizacji jest kolejnym czynnikiem sukcesu w transformacji cyfrowej. Dlatego niezbędne jest ponowne zdefiniowanie ról i obowiązków aby dostosować je do celów transformacji. Szczególną uwagę należy zwrócić na integrację biznesu z technologią, a także na innowacje technologiczne..
• Wzmocnienie podmiotowości: Transformacja cyfrowa jest w zasadzie transformacją całej organizacji. Firma staje się bardziej otwarta i dużo bardziej nastawiona na współpracę, dlatego tak ważne jest, aby pracownicy również aktywnie uczestniczyli w tym procesie.
W tym procesie zmian technologicznych istotne jest również stworzenie sprawnych mechanizmów komunikacji, które pozwolą liderom zaangażować wszystkie zespoły w transformację, a także ułatwią komunikację oddolną, aby umożliwić udział całej firmy w projekcie.
Technologia
W procesie cyfrowej transformacji istotnym etapem jest wybór i wdrożenie technologii, które pozwolą na opracowanie strategii i osiągnięcie celów. Wybór technologii zależy od procesów, które staramy się wdrożyć/zoptymalizować, aby zrealizować przyjętą strategię.
Technologia jest tylko wsparciem w realizowaniu strategii, dlatego należy wybrać tę, która najlepiej pasuje do celów firmy i może być skutecznie wdrożona.
Wreszcie ważne jest, aby w poszukiwaniach technologicznych uwzględnić element innowacyjności. Być może idealne rozwiązanie dla danego procesu jeszcze nie istnieje, ale tempo rozwoju technologicznego może sprawić, że szybko stanie się ono możliwe.
Źródła:
https://retaintechnologies.com/en/3-keys-address-digital-transformation-in-company/
Alfredo Reche|03/01/2020|Transformación Digital
Pandemia COVID-19 zmusiła firmy z branży detalicznej, produkcyjnej i usługowej do ponownej oceny swoich modeli biznesowych w oparciu o normy tradycyjnego otoczenia "osobistego" i "społecznego".
W związku z tym przedsiębiorstwa zaczęły rozumieć konieczność stosowania innej, innowacyjnej, "bezdotykowej" metody dostarczania swoich produktów i usług, przy czym alternatywą dla niej było zamknięcie działalności do czasu zakończenia kryzysu lub - co gorsza - zamknięcie samego przedsiębiorstwa.
Dla małych i średnich przedsiębiorstw sytuacja jest z pewnością bardziej rozpaczliwa. Musiały one również przemyśleć swoje modele biznesowe, aby przezwyciężyć obecny kryzys przewidując podobne sytuacje w przyszłości. Chociaż wiele rządów zapewniło ostatnio różnego rodzaju wsparcie dla przedsiębiorców, są to środki tymczasowe, a transformacja cyfrowa jest kluczem do przetrwania obecnego i przyszłych kryzysów.
Integracja małych i średnich przedsiębiorstw w obszarze cyfryzacji jest jednym z priorytetów politycznych, ponieważ są one potężnym czynnikiem dla gospodarki. Umożliwia to przedsiębiorstwom przekształcanie się i konkurowanie na większą skalę oraz zdobywanie rynków światowych poprzez prowadzenie działalności online.
Wprowadzenie narzędzi cyfrowych jest szczególnie korzystne dla małych i mikroprzedsiębiorstw. Jednakże, istnieje luka w stosowaniu narzędzi cyfrowych pomiędzy dużymi przedsiębiorstwami a małymi i średnimi, głównie w handlu elektronicznym i korzystaniu z chmury obliczeniowej. Rządy mogą i powinny zająć się tą luką poprzez zapewnienie małym i średnim przedsiębiorstwom odpowiednich programów szkoleniowych, zmian organizacyjnych i innowacji procesowych.
Ponadto, rządy powinny zapewnić odpowiednią infrastrukturę do obsługi transakcji B2B oraz wykorzystywać narzędzia cyfrowe do modernizacji usług publicznych, takich jak portale e-administracji, w celu ułatwienia wydawania licencji i innych usług dla małych i średnich przedsiębiorstw.
Z drugiej strony, znaczące firmy technologiczne, takie jak Google i Facebook, mogą również mieć swój udział we wspieraniu digitalizacji małych i średnich przedsiębiorstw, dostarczając narzędzia cyfrowe i rozwiązania, takie jak Facebook's Marketplace i Instagram, aby wspierać przenoszenie przedsiębiorstw do internetu.
Ostatecznie, małe i średnie przedsiębiorstwa muszą ponownie rozważyć i zrestrukturyzować swoją działalność, koncentrując się na środkach umożliwiających włączenie wszystkich niezbędnych narzędzi (media społecznościowe, łączność mobilna, analityka danych, przetwarzanie w chmurze) do swojego modelu biznesowego. Cyfrowa transformacja MŚP musi zostać włączona do wszystkich aspektów działalności, umożliwiając im dostarczanie wartości klientom oraz gwarantując wzrost i rozwój firmy.
Rozwój gospodarki cyfrowej, spotęgowany obecnym kryzysem COVID-19, wskazuje bardzo wyraźnie, że przyszłość globalnej gospodarki będzie oparta na cyfryzacji. Najnowocześniejsze technologie, takie jak blockchain (technologia oparta na sieci peer-to-peer bez komputerów centralnych), IoT (Internet Rzeczy), 5G, chmura obliczeniowa, roboty, sztuczna inteligencja, nauka o danych, wraz z pojawieniem się nowych zdigitalizowanych modeli biznesowych, drastycznie zmienią światową gospodarkę.
Małe i średnie przedsiębiorstwa są podstawą wzrostu gospodarczego w większości regionów świata.
W obliczu zmian MŚP powinny przyjąć technologie cyfrowe i wspierać digitalizację. Powinny również zdobywać wiedzę od firm, odnoszących sukcesy w M-commerce (sprzedaż mobilna), sharing economy (ekonomia współdzielenia), IoT, modernizacji NextGen (wtyczka do galerii WordPress) i innych nowych modelach biznesowych oraz poszukiwać możliwości zwiększenia własnej wartości dodanej w nurcie digitalizacji. MŚP powinny również przezwyciężyć braki w zasobach, brak doświadczenia w stosowaniu nowych technologii, co pozwoli im rozwijać się z sukcesem i zdobyć szerszy rynek.
Resource: https://www.smefinanceforum.org/post/the-importance-of-going-digital-for-smes
Planując zwiększenie swojego wzrostu i dostosowanie się do nowych trendów rynkowych, wszystkie organizacje biznesowe stawiają na cyfrową transformację. Technologia jest wielkim sprzymierzeńcem, jeśli chodzi o redukcję zbędnych wydatków i utrzymanie budżetu pod kontrolą. Cyfrowa transformacja w połączeniu z cyfrowymi strategiami obejmuje wszystkie główne sektory działalności biznesowej, czyli:
• W sektorze operacyjnym, wykorzystywane i integrowane są narzędzia technologii cyfrowej, jak również następuje transformacja procesów, digitalizacja dokumentów, zmiana przetwarzania danych w chmurze oraz ogólna optymalizacja procesów.
• W sektorze strategicznym sposób pracy znacząco się zmienia, coraz bardziej koncentrując się na potrzebach konsumentów, aby podejmować bardziej trafne decyzje i tworzyć wartościowe rozwiązania.
• Aspekt zarządzania - model biznesowy firmy wykorzystuje możliwości handlowe i produkcyjne, jakie stwarza wdrażanie technologii cyfrowej.
Firmy nieustannie dążą do poprawy efektywności swoich procesów, a technologie pozwalają na ich zastosowanie w niezliczonych sytuacjach w świecie biznesu. Poprawa produktywności jest osiągana na trzy sposoby:
1. Skrócenie czasu realizacji procesów.
2. Eliminowanie lub zastępowanie całości lub części zadań w ramach tych procesów.
3. Poprzez włączenie nowych funkcjonalności, które zwiększają możliwości istniejącego procesu.
Tradycyjna poprawa produktywności od 3% do 5% rocznie, została przekroczona po wdrożeniu cyfryzacji, z wykazanym potencjałem poprawy kosztów powyżej 25%. Dzięki optymalizacji procesów, procentowa poprawa kosztów pracy wynosi ponad 60%.
Inicjatywy takie jak automatyzacja dokumentów lub digitalizacja i przechowywanie w chmurze mogą przynieść takie korzyści jak:
• Oszczędność czasu poświęcanego na zadania mechaniczne.
• Optymalizacja procesów.
• Oszczędność kosztów materiałowych.
• Natychmiastowy dostęp do informacji cyfrowych z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie.
• Zmniejszenie wpływu na środowisko.
Jednym z głównych celów każdej firmy jest redukcja kosztów. Ideałem w świecie biznesu jest osiągnięcie maksymalnego zysku przy możliwie najniższych kosztach. Ponadto stosowanie zrównoważonych technologii pomaga w oszczędzaniu pieniędzy.
Poniżej znajduje się lista kluczowych obszarów, w których firma może zredukować koszty:
• Instalowanie oprogramowania do centralnego wprowadzania informacji z każdego miejsca i udostępniania ich reszcie firmy w czasie rzeczywistym, stało się najlepszym orężem do podejmowania właściwych decyzji w celu zmniejszenia kosztów.
• Stawianie na chmurę. Istnieją systemy oparte na chmurze do bezpiecznego przechowywania informacji, co pozwala na oszczędności do 50% w porównaniu z tradycyjnym zarządzaniem infrastrukturą fizyczną.
• Internet Rzeczy (IoT). Poprzez wprowadzenie IoT można wdrożyć takie systemy, w których każde urządzenie ma możliwość ilościowego określania danych i przesyłania wszystkich zmiennych do analizy. Pozwala to przewidzieć prace konserwacyjne i zmniejszyć przerwy w pracy.
• Zautomatyzowanie zadań i procesów każdego działu, aby zarządzanie stało się płynniejsze i bardziej efektywne.
• Zmniejszenie marginesu błędu. Błędy ludzkie powodują, że firma ponosi część kosztów, których można uniknąć. Jednym z postanowień menedżera firmy powinna być redukcja tych kosztów do minimum.
• Lepsze zarządzanie zapasami, przy użyciu odpowiedniego oprogramowania, pozwoli firmie na prowadzenie rzetelnego spisu zapasów.
• Zmniejszenie czasu przestoju maszyn i pracowników. Awarie lub błędy w zleceniach pracy mogą pociągać za sobą niedotrzymanie terminów oraz obniżenie wydajności i jakości.
• Negocjowanie z dostawcami. Technologię może wykorzystać do generowania i utrzymywania baz danych dla niemal każdego obszaru działalności: klientów, zamówień, terminów dostaw itp., co umożliwia negocjacje z dostawcami krajowymi lub międzynarodowymi.
• Koszty osobowe. Zarządzanie harmonogramem przydzielonych zadań, unikając w ten sposób dodatkowych kosztów wynikających z niepotrzebnych wyjazdów.
• Koszty energii. Rachunek za energię jest jednym z największych wydatków ponoszonych przez każdą firmę. Zastosowanie technologii cyfrowej pozwala na przestrzeganie harmonogramów konserwacji i utrzymanie systemów i urządzeń w optymalnym stanie.
• Dobre zarządzanie płatnościami i wpływami. Dobre oprogramowanie do zarządzania, posiadające wbudowane narzędzia do kontroli zleceń pracy, będzie bezbłędnie pokazywać dokładny stan finansów w danym czasie.
• Materiały piśmiennicze i administracyjne. Technologia jest bardzo przydatna w obsłudze dokumentów. Specjalne oprogramowanie zapewnia poufność I dostępność informacji, oszczędzając w ten sposób czas i dodatkowe koszty związane z materiałami biurowymi i personelem.
• Źródła: https://retaintechnologies.com/en/can-digital-transformation-reduce-business-costs/
Realizacja udanych projektów wymaga ścisłej współpracy pomiędzy wszystkimi członkami zespołu, z których każdy powinien dobrze wykonywać swoje obowiązki. W przypadku trudnej sytuacji, członkowie zespołu muszą być w stanie komunikować się ze sobą natychmiast, zamiast czekać na formalne spotkania.
Obecnie na rynku istnieje wiele narzędzi programowych, które spełniają wszelkie potrzeby w zakresie zapewnienia współpracy.
Dla tych, którzy są nowicjuszami w dziedzinie narzędzi do współpracy, ten przewodnik może pomóc im dokonać właściwego wyboru dla swoich firmy. Ale najpierw odświeżmy podstawy i rzućmy okiem na to, czym są narzędzia do współpracy.
Współpraca to praktyka, w której ludzie pracują razem, aby osiągnąć wspólny cel. W środowisku biznesowym, celem tym może być projekt lub ogólny cel organizacyjny.
Współpraca może być synchroniczna lub asynchroniczna. Współpraca synchroniczna ma miejsce wtedy, gdy nadawca i odbiorca współpracują w czasie rzeczywistym (połączenia wideo lub audio oraz rozmowy twarzą w twarz); współpraca asynchroniczna ma miejsce wtedy, gdy obie strony współpracują ze sobą, ale nie w czasie rzeczywistym (wiadomości e-mail, fora dyskusyjne, udostępnianie dokumentów itp.).
Realizacja udanych projektów wymaga ścisłej współpracy pomiędzy wszystkimi członkami zespołu, z których każdy powinien dobrze wykonywać swoje obowiązki. W przypadku trudnej sytuacji, członkowie zespołu muszą być w stanie komunikować się ze sobą natychmiast, zamiast czekać na formalne spotkania.
Obecnie na rynku istnieje wiele narzędzi programowych, które spełniają wszelkie potrzeby w zakresie zapewnienia współpracy.
Dla tych, którzy są nowicjuszami w dziedzinie narzędzi do współpracy, ten przewodnik może pomóc im dokonać właściwego wyboru dla swoich firmy. Ale najpierw odświeżmy podstawy i rzućmy okiem na to, czym są narzędzia do współpracy.
Czym jest współpraca biznesowa?
Współpraca to praktyka, w której ludzie pracują razem, aby osiągnąć wspólny cel. W środowisku biznesowym, celem tym może być projekt lub ogólny cel organizacyjny.
Współpraca może być synchroniczna lub asynchroniczna. Współpraca synchroniczna ma miejsce wtedy, gdy nadawca i odbiorca współpracują w czasie rzeczywistym (połączenia wideo lub audio oraz rozmowy twarzą w twarz); współpraca asynchroniczna ma miejsce wtedy, gdy obie strony współpracują ze sobą, ale nie w czasie rzeczywistym (wiadomości e-mail, fora dyskusyjne, udostępnianie dokumentów itp.).
Narzędzia do współpracy to rozwiązania programowe, które pozwalają ludziom komunikować się ze sobą, aby osiągnąć wspólny cel. Oto kilka korzyści płynących z używania narzędzi do współpracy:
• Łatwy dostęp do informacji: Różne informacje (dokumenty, pliki, foldery, itp.) mogą być przechowywane we wspólnej przestrzeni, do której mają dostęp wszyscy członkowie zespołu. Jest to bardzo przydatne, gdy nowa oaoba dołącza do zespołu lub gdy obecny członek bierze urlop lub zostaje zastąpiony. Wszystkie informacje są scentralizowane i sklasyfikowane, dzięki czemu nowi członkowie mogą błyskawicznie wdrożyć się do pracy, a trwający projekt nie jest zagrożony.
• Sprawniejsza komunikacja: Jeśli potrzebna jest pomoc lub wyjaśnienia, członkowie zespołu mogą komunikować się w dowolnym momencie. Mogą korzystać z czatu na żywo oraz połączeń audio lub wideo, aby dzielić się informacjami i danymi ze swoimi współpracownikami. Pozwala to zaoszczędzić czas, zapewnia płynniejszą pracę i ułatwia współpracę przy projektach, zwłaszcza gdy zarządza się zdalnym zespołem.
• Zwiększona wydajność pracowników: Jeśli twój zespół jest rozproszony lub pracuje zdalnie, taka platforma będzie pomostem pomiędzy wszystkimi członkami zespołu, niezależnie od ich lokalizacji. Będą oni również otrzymywać regularne aktualizacje i powiadomienia o postępach projektu. To sprawi, że poczują się bardziej związani i odpowiedzialni za wynik projektu, co bezpośrednio przełoży się na ich wydajność.
Wspólne cechy narzędzi do współpracy
Poniżej wymieniono niektóre wspólne cechy narzędzi do współpracy, z których może skorzystać twoja firma:
• Komunikacja: Udostępnia funkcje takie jak czat online, połączenia audio i wideo oraz fora dyskusyjne, aby wspierać komunikację synchroniczną i asynchroniczną.
• Udostępnianie plików: Umożliwia dzielenie się plikami, dokumentami, obrazami itp. z członkami twojego zespołu. Możesz udostępniać je za pomocą wiadomości e-mail lub jako załączniki na czatach.
• Zarządzanie dokumentami: Ty i twoi współpracownicy możecie jednocześnie pracować nad dokumentami w czasie rzeczywistym. Wszystkie dokumenty są zapisywane w centralnej bazie, a ty możesz nadawać uprawnienia dostępu członkom zespołu w zależności od potrzeb.
• Zarządzanie projektem: Umożliwia tworzenie zadań i podzadań projektowych, określanie ich terminów oraz przypisywanie zadań różnym członkom zespołu projektowego. Jest to przydatne narzędzie, które pomaga w zarządzaniu projektami, śledzeniu postępów i planowaniu zasobów.
Poniżej znajduje się pięć popularnych narzędzi do współpracy online (wymienionych w kolejności alfabetycznej) z raportu FrontRunners 2020 przygotowanego przez Software Advice dotyczącego oprogramowania do współpracy. 2020 FrontRunners report for collaboration software.
ClickUp
ClickUp to oparte na chmurze narzędzie do zarządzania projektami, które umożliwia planowanie, organizowanie i współpracę w projektach.
Pozwala na tworzenie zadań projektowych i dodawanie do nich członków zespołu. Członkowie zespołu mogą komentować zadania i oznaczać swoich kolegów, aby poprosić o dalsze działania. Mają również możliwość zaznaczania i odpowiadania na określone części komentarzy. Funkcja ta jest przydatna, gdy ktoś zadaje wiele pytań w komentarzu lub gdy w zadaniu jest dużo aktywności. Gdy zadanie zostanie ukończone, wszyscy członkowie otrzymują o tym powiadomienie.
Inne funkcje ClickUp to:
• Udostępnianie plików
• Wykres Gantta
• Mapa produktu - plan działania określający, w jaki sposób produkt lub rozwiązanie będzie ewoluować w czasie.
• Tablice Kanban - polega na takim organizowaniu procesu wytwórczego, aby każda komórka organizacyjna produkowała dokładnie tyle, ile w danej chwili jest potrzebne.
Google Workspace
Google Workspace, dawniej G Suite, to oparty na chmurze pakiet do współpracy, który obejmuje powiązane aplikacje, takie jak Gmail, Google Meet, Google Chat i Kalendarz Google.
Narzędzia te umożliwiają wykonywanie takich czynności, jak udostępnianie dokumentów, czat na żywo i rozmowy wideo, dzięki czemu pracownicy zdalni mogą współpracować w czasie rzeczywistym. Na przykład, członkowie twojego zespołu mogą jednocześnie edytować dokument Google. Mogą dodawać komentarze do dokumentu i udostępniać go innym za pośrednictwem poczty e-mail lub czatu Google. Mogą również łączyć się z innymi w czasie rzeczywistym. Mogą wcześniej skonfigurować te spotkania i wysłać zaproszenia za pośrednictwem Kalendarza Google lub nawiązać improwizowaną rozmowę na Google Meet.
Inne funkcje do współpracy w Google Workspace obejmują:
• Komunikator internetowy
• Zarządzanie plikami
• Przechowywanie plików w chmurze
• Wspólna przestrzeń robocza
Slack
Slack to oparta na chmurze aplikacja do współpracy zespołowej, która może być używana zarówno do celów związanych z pracą, jak i do swobodnych interakcji w zespole.
Aplikacja może być używana do tworzenia dedykowanych kanałów czatu dla projektów, dyskusji zespołowych, a nawet zwykłych rozmów. Członkowie twojego zespołu mogą łączyć się w czasie rzeczywistym za pomocą czatu tekstowego oraz rozmów audio lub wideo. Możesz również użyć Slacka, aby pozostać w kontakcie z klientami, którzy nie preferują e-maili. Możesz zaprosić ich do przyłączenia się do dowolnego kanału Slacka jako gość, bez konieczności rejestracji. Możesz nawet zmodyfikować ustawienia prywatności kanałów, aby potwierdzić, że tylko autoryzowani członkowie mają dostęp do dokumentów, obrazów itp.
Inne funkcje aplikacji Slack obejmują:
• Powiadomienia email
• @ wzmianki
• Dzielenie ekranu
• Zarządzanie plikami I dokumentami
Rozmowy na kanale do obsługi wiadomości zespołowych Slack(Source)
Trello
Trello to oparte na chmurze narzędzie do współpracy wizualnej, służące do zarządzania projektami i zadaniami.
To narzędzie do współpracy online pozwala na organizowanie projektów za pomocą wizualnych tablic, zwanych kartami Trello. Każda karta reprezentuje osobny projekt, a w ramach każdej z nich możesz tworzyć listy kontrolne elementów do zrobienia lub zadań. Do każdego zadania możesz dodawać terminy, osoby odpowiedzialne i komentarze, a także śledzić postępy. Członkowie twojego zespołu mogą przesyłać dokumenty i uzyskiwać opinie na temat dostarczonych produktów za pośrednictwem komentarzy na kartach.
Inne funkcje aplikacji Trello obejmują:
• Udostępnianie plików
• Automatyzacja procesów pracy
• Rejestrowanie aktywności
• Powiadomienia w czasie rzeczywistym
Widok projektu na karcie Trello (Source)
Zoom
Zoom to oparta na chmurze aplikacja do komunikacji zespołowej, oferująca rozwiązania dla wielu dziedzin: konferencje audio i wideo, webinaria, współdzielone przestrzenie robocze online i wiele innych.
Do codziennej współpracy możesz wykorzystać funkcje spotkań i czatu. Dzięki spotkaniom i czatowi Zoom możesz prowadzić rozmowy audio i wideo z kolegami z zespołu, indywidualnie lub w grupach. Ekran może być współdzielony podczas rozmów, a nawet można umożliwiać innym pisanie lub dodawanie adnotacji na twoim ekranie. Możesz również korzystać z prywatnego czatu, aby wymieniać wiadomości lub udostępniać pliki konkretnym użytkownikom podczas rozmowy grupowej.
Inne funkcje aplikacji Zoom obejmują:
• Zarządzanie uczestnikami
• Udostępnianie plików metodą "przeciągnij i upuść"
• Raportowanie i analiza
• Nagrywanie rozmów
W procesie cyfrowej transformacji, wybór i wdrożenie odpowiedniego sprzętu jest bardzo ważnym etapem, który może poprawić procesy, produktywność, zdolność do innowacji i wyniki finansowe.
Aby jednak uzyskać oczekiwane rezultaty z poważnej inwestycji kapitałowej, należy przygotować plan inwestycyjny, który uwzględni zarówno krótko-, jak i długoterminowe potrzeby. W ten sposób, poza oszczędnością czasu i zasobów, unikniesz kosztownych rozwiązań doraźnych. Zakupiony sprzęt musi pasować do ogólnej strategii firmy.
Poniższe wskazówki mogą okazać się pomocne w dokonaniu właściwego zakupu sprzętu.
1. Oceń swoje realia biznesowe
Ważne jest, aby rozumieć swoje cele.
• Czy zamierzasz zwiększyć wydajność
• Czy ten nowy sprzęt pozwoli ci odnieść większy sukces na rynku?
• Czy pomoże ci to wyprzedzić konkurencję?
• Czy jest możliwe, że zamiast kupować nowy sprzęt, można go zmodernizować i mimo to uzyskać lepszą wydajność?
Upewnij się, że odpowiedziałeś sobie na te pytania przed zakupem. Nie ulegaj wpływom agresywnych kampanii marketingowych, które zawierają nierealistyczne twierdzenia.
2. Uzyskaj opinię z zewnętrznego źródła
W zależności od skali inwestycji, może warto nawiązać współpracę z zewnętrznym konsultantem, który pomoże ocenić rzeczywiste potrzeby, zapewniając dobre wykorzystanie inwestycji.
Na początku należy rozważyć istotne czynniki, takie jak zdolność produkcyjna, wykorzystanie pracowników i bieżące zasoby. Najczęstszą procedurą jest przygotowanie analizy kosztów i korzyści, która pomaga zracjonalizować zakup i określić plusy i minusy.
Jeśli prowadzisz działalność produkcyjną, możesz użyć wskaźnika wykorzystania aktywów, który mierzy zdolność do uzyskania najlepszych wyników z wyposażenia i innych aktywów. Zakłada się, że bardziej wydajny sprzęt będzie dawał lepsze wyniki.
3. Inwestowanie w technologie cyfrowe
Badanie przeprowadzone w 2017 r. wśród 960 kanadyjskich producentów wykazało, że firmy, które przyjęły technologie cyfrowe, uzyskały imponujące korzyści, w tym zwiększoną produktywność, niższe koszty bieżące i lepszą jakość produktów.
Źródło: A 2017 survey of 960 Canadian manufacturers
Głównym czynnikiem wzrostu wydajności jest zdolność do przewidywania i unikania przestojów oraz optymalizacji procesów i konserwacji sprzętu.
Oszczędności kosztów są generowane przez:
• nadzór nad produkcją w czasie rzeczywistym i dokładna kontrola jakości w celu zmniejszenia ilości odpadów i poprawek
• konserwacja zaplanowana zapobiegająca kosztownym naprawom i nieplanowanym przerwom w pracy
• większa automatyzacja w celu obniżenia kosztów pracy i zwiększenia ilości produktów
• wykorzystanie drukarek 3-D do szybszego tworzenia prototypów, obniżenia kosztów inżynierii i przyspieszenia czasu wprowadzenia produktu na rynek
Tymczasem poprawa jakości wynika z zastosowania takich technologii, jak kontrola jakości w czasie rzeczywistym.
4. Tworzenie mapy technologicznej
Zamiast dokonywać pojedynczych zakupów, należy ocenić ogólne potrzeby firmy i planować długoterminowo. Na tym etapie pomocne może być przygotowanie mapy drogowej technologii.
Mapa drogowa technologii jest narzędziem planowania, które łączy cele biznesowe z długo- i krótkoterminowymi rozwiązaniami technologicznymi. Powinna ona pomóc w zorientowaniu się w obecnych systemach technologicznych, wyznaczyć priorytety rozwoju technologii oraz nakreślić ramy czasowe dla wdrożenia nowych systemów..
Pierwszą częścią budowania mapy drogowej jest uzyskanie jasnego wyobrażenia o tym, co już robisz i zaplanowanie dalszych procesów.
Proces to łańcuch działań lub operacji, które muszą odbywać się w określonej kolejności, aby stworzyć wartość dla klienta w postaci produktu lub usługi. Niektóre przykłady operacji obejmują:
• Rozliczenia
• Wytwarzanie
• Przyjmowanie i wysyłanie towarów
To ćwiczenie pomoże ci zrozumieć, co działa prawidłowo, a co nie. Jest to również okazja do oceny obecnej technologii, sposobów wykorzystania danych oraz zidentyfikowania ewentualnych luk w kompetencjach lub zasobach firmy. Przede wszystkim jednak, to odwzorowanie mapy drogowej technologii w twojej firmie pomoże ci zidentyfikować możliwości inwestycyjne w celu unowocześnienia obsługi klienta - czy to poprzez zakup nowego sprzętu, nowej technologii, czy też usprawnienie pewnych procesów.
5. Poszukaj dostawców
Internet zapewnia dostęp do szerokiej gamy wyspecjalizowanych firm sprzętowych , więc poświęć trochę czasu na ocenę i wybór. Warto sprawdzić biuletyny skierowane do konkretnych branż, a także uczestniczyć w targach, gdzie można zdobyć trochę praktycznego doświadczenia ze sprzętem. Można również skontaktować się z organizacjami branżowymi, aby uzyskać więcej informacji.
Decyzja powinna być podjęta z uwzględnieniem kilku aspektów, poza ceną. Bardzo ważne są aspekty związane z obsługą posprzedażową i reputacją dostawcy, podobnie jak referencje. Jeśli jesteś lojalnym klientem, możesz poprosić o inne udogodnienia takie jak lepsze gwarancje lub rozszerzony plan obsługi klienta.
6. Pamiętaj o szkoleniu
Bardzo często przedsiębiorcy nie biorą pod uwagę czasu, pieniędzy i zasobów potrzebnych do przeszkolenia personelu w zakresie nowego sprzętu. Gdy pracownicy potrzebują zbyt dużo czasu, aby dostosować się do nowej technologii lub procesów, może to skutkować spadkiem wydajności.
Jeśli sprzęt jest nowy lub ma nowe właściwości, należy założyć, że pracownicy będą musieli przejść szkolenie. Istotne jest, aby zabezpieczyć na to wystarczające środki finansowe, aby uniknąć przestojów. Oczywiście, trzeba przeznaczyć pewien czas na szkolenie pracowników, upewnij się jednak, że mimo to, są oni w stanie wydajnie pracować.
7. Wybór pomiędzy zakupem a leasingiem sprzętu
Zakup daje ci prawo do posiadania sprzętu od razu po sfinalizowaniu transakcji. Twoja firma amortyzuje koszty przez cały okres użytkowania sprzętu. Może być możliwe uzyskanie finansowania na kwotę, która przekracza cenę zakupu. BDC, na przykład, oferuje do 100% finansowania kosztów zakupu oraz możliwość dodatkowego finansowania na pokrycie kosztów instalacji, szkolenia i transportu.
Opcje leasingu lub wynajmu mogą być odpowiednie dla sprzętu, który szybko dezaktualizuje się lub jest potrzebny tylko na krótki okres czasu (konkretny projekt). Płatności za wynajem mogą być tańsze niż za zakup sprzętu, ale w tym przypadku nie jesteś właścicielem sprzętu i będziesz musiał poczekać do końca umowy, aby go kupić. Chociaż cena, którą zapłacisz na koniec umowy może być niższa niż początkowa cena zakupu, jednak ta opcja może okazać się droższa w dłuższej perspektywie.
8. Najpierw pomyśl o bezpieczeństwie
Zdrowe i bezpieczne środowisko pracy oznacza, że twoi pracownicy i twoja firma mogą być bardziej produktywni, a zasada ta ma zastosowanie również do zakupów sprzętu i technologii.
Obowiązkiem twojego dostawcy jest dostarczenie Ci sprzętu, który może być bezpiecznie używany, ale to ty jesteś odpowiedzialny za zapewnienie aby twoi pracownicy przestrzegali zasad bezpieczeństwa. Aby uzyskać więcej informacji na ten temat, odwiedź stron Workplace Health and Safety, prowadzoną przez Human Resources and Skills Development Canada.
9. Dbaj o ekologię
Przy zakupie sprzętu lub technologii należy upewnić się, że jest on energooszczędny. Oprócz oszczędności kosztów operacyjnych, przyczyniasz się również do zdrowia naszej planety. Upewnij się, że uzyskasz informacje dotyczące wpływu nowego sprzętu na środowisko i dowiesz się, jak pozbyć się istniejącego sprzętu w sposób, który zmniejszy jego wpływ na środowisko.
Resource: https://www.bdc.ca/en/articles-tools/money-finance/get-financing/equipment-purchasing-9-tips-business-owners
Komisja Europejska wspiera tworzenie tej publikacji, ale nie popiera treści, które odzwierciedlają wyłącznie poglądy autorów. Komisja nie odpowiada za jakiekolwiek wykorzystanie treści w niej zawartych.
