PARTEA II - MODUL 5
Digitalizarea afacerii. Reducerea costurilor si cresterea eficientei
Digitalizarea afacerii. Reducerea costurilor si cresterea eficientei
Digitalizarea este o deschidere și o provocare imensă pentru generația noastră. Revoluționează ceea ce știam ca era definit în mod clasic ca sfera muncii, structurile de afaceri și lanțurile valorice, precum și îmbunătățirea și configurația pieței.
Recenta pandemie de COVID-19 este un memento sumbru al semnificației și inevitabilității tehnologiei digitale pentru o gamă largă de întreprinderi și domenii, cum ar fi sănătatea, comerțul cu amănuntul, producția sau educația.
Potrivit Gartner, "transformarea afacerii in directia digitala este procesul de exploatare a tehnologiilor digitale și a capacităților care le sprijină pentru a crea un nou model de afaceri robust".
Transformarea digitală se bazează însă pe conversia organizațională, deoarece implică modificări ale modului în care oamenii lucrează și gândesc. Deloitte spune că "strategia, nu tehnologia, este cea care conduce transformarea digitală".
Cu toate acestea, dovezile din Ancheta BEI privind investițiile, un nou raport al Băncii Europene de Investiții, indică faptul că firmele europene sunt în prezent rămase în urmă în ceea ce privește implementarea tehnologiilor digitale, în special în sectorul construcțiilor și în "Internetul obiectelor" (IoT). Un număr semnificativ de companii de tehnologie digitală proeminente astăzi au sediile în Statele Unite sau China. Aparent, UE a fost lăsată în urmă în cadrul maratonului de conversie a serviciilor în format digital, dar ar putea fi capabilă să își asigure poziții de frunte în alte competiții noi. Aceasta depinde în întregime de capacitatea Europei de a profita de oportunitățile care derivă din automatizare, inteligență artificială și alte tehnologii digitale în curs de dezvoltare. (Raportul se bazează pe două seturi unice de date:
Sondajul BEI privind investițiile (EIBIS) 2019 și Sondajul EIBIS pentru înființare și extindere a firmelor, 2019.)
Implicațiile politicilor
Pentru a ajunge din urmă țările avansate digital, UE va trebui să creeze condiții-cadru mai bune pentru a sprijini inovarea și digitalizarea. Acțiunea politică ar trebui să elaboreze măsuri pe trei niveluri pentru:
- accelerarea adoptării unor practici de gestionare mai bune,
- îmbunătățirea abilităților angajaților prin formare și
- o modalitate mai simplă de finanțare a investițiilor în tehnologiile digitale.
Întrucât firmele din UE sunt, în medie, mai mici decât cele din SUA, este destul de dificilă accelerarea adoptării tehnologiilor digitale. De asemenea, multe întreprinderi vechi și mici din UE nu iau în considerare investițiile în tehnologiile digitale. Factorii de decizie ar trebui să analizeze reducerea fragmentării pieței (în special în sectorul serviciilor) și sprijinirea întreprinderilor inovatoare mici și tinere, cu creștere rapidă, pentru a echilibra efectele asupra rețelei.
Resursă: https://www.eib.org/en/publications-research/economics/surveys-data/eibis-digitalisation-report.htm
Digitalizarea și instrumentele digitale și-au confirmat în mod constant beneficiile pentru toate tipurile de afaceri, mari sau mici. De exemplu, instrumentele digitale pot contribui la evitarea stopării economice complete a IMM-urilor în timpul crizei COVID-19. În aceasta fază, capacitatea de a adopta sistemul digital a fost vitală și a făcut diferența pentru multe IMM-uri din întreaga lume. Cele care și-au demonstrat capacitatea de a-si adapta modelul de afaceri au supraviețuit, însă multe nu au reușit să reziste prea mult timp. Afacerile variază ca mărime, domeniu și nivel de experiență. Cu toate acestea, trecerea la sistemul digital s-a dovedit a fi un avantaj semnificativ înainte, în timpul și după criza COVID-19, fără a tine cont de astfel de diferențe. Digitalizarea și instrumentele digitale pot facilita reducerea costurilor, standardizarea și automatizarea proceselor de afaceri și reducerea dependenței de forța de muncă. În plus, dezvoltarea digitală va îmbunătăți eficiența industriilor și înțelegerea comportamentelor consumatorilor.
Câteva dintre principalele motive pentru ca o afacere sa adopte sistemul digital sunt enumerate mai jos.
Digitalizarea conduce la o performanță mai bună a firmelor
Este foarte probabil ca firmele digitale sa aibă o productivitate mai mare și practici de gestionare mai bune decât firmele nedigitale, sunt mai inovatoare, cresc mai repede și creează locuri de muncă mai bine plătite. Multe întreprinderi mici din UE nu iau în considerare investițiile în tehnologiile digitale. Motivul este că firmele consideră reglementările privind piața muncii, reglementările comerciale și lipsa finanțării externe ca fiind obstacole majore în calea investițiilor și acest lucru agravează și mai mult întârzierea adoptării tehnologiei digitale.
Firmele digitale sunt mai predispuse să crească și să creeze locuri de muncă
În ultimii trei ani, firmele digitale au fost mai predispuse să angajeze noi salariați, atât în UE, cât și în SUA, în timp ce o parte considerabilă a întreprinderilor nedigitale și-au redus locurile de muncă sau au rămas stabile.
Firmele digitale tind să aibă practici de gestionare mai bune
Un factor important in adoptarea tehnologiilor digitale este cultura proprie a firmei. Un sistem strategic formal de monitorizare a afacerilor este mai des utilizat de firmele digitale decât de întreprinderile nedigitale, atât în UE, cât și în SUA. Companiile digitale sunt, de asemenea, înclinate să recompenseze performanța individuală mai des cu salarii mai mari – această diferență este mai semnificativă în SUA decât în UE. De asemenea, firmele digitale sunt mai puțin frecvent deținute sau controlate de directorul executiv (sau de membrii de familie ai directorului executiv) decât firmele nedigitale.
Firmele digitale tind să fie mai productive
Productivitatea medie a muncii (cifra de afaceri împărțită la numărul de angajați) este mai mare în cazul firmelor digitale decât al firmelor nedigitale. Această variație este semnificativa mai ales in SUA și este evidentă în toate sectoarele. Din acest motiv putem spune că digitalizarea este asociată cu o productivitate mai mare.
În timp ce multe companii care nu au resurse IT mari își concentrează eforturile pe implicarea tehnologiilor SMAC (Social, Mobile, Analytical și Cloud), o adevărată conversie digitală înseamnă mult mai mult decât implementarea tehnologiei. Trei factori-cheie ar trebui luați în considerare pentru o punere în aplicare cu succes a proiectului de transformare digitală: strategie, oameni și tehnologie.
Strategia
Raportul Deloitte "Strategia, nu tehnologia, conduce transformarea digitală" bazat pe un studiu al utilizării digitale în companii, indică faptul că doar 15% dintre companiile care se află în faza incipientă a implementării digitale afirmă că au o strategie digitală clară și coerentă.
În același timp, peste 80% dintre cele mai avansate companii din domeniul digital au o strategie bine definită. Astfel, absența unei strategii digitale bine definite este unul dintre principalele obstacole în calea transformării digitale. Conturarea unei strategii în mediul digital implică o combinație de utilizare a tehnicilor convenționale de analiză de afaceri (analiza SWOT sau PESTEL, modelul de afaceri tip canvas, Forțele lui Porter etc.) cu o viziune mai largă asupra a ceea ce înseamnă tehnologia și inovația într-un mediu în continuă schimbare, în care modificările se fac in mare viteză și riscul este inerent, deoarece nu există timp pentru procesele tradiționale extinse de expansiune și analiză.
Succesul este atins de companii atunci când pornesc de la o viziune viitoare a afacerii lor. Această viziune ar trebui elaborată luând în considerare cerințele și cunoștințele clienților lor, economisirea costurilor și eficiența sporită, sau chiar elaborarea de noi servicii sau modele de afaceri aprofundate.
Această viziune ar trebui să includă schimbări care sunt necesare sau potențiale, în principal datorită capacităților oferite de tehnologie. De asemenea, ar trebui să ia în considerare și alți factori (politici, sociali, economici, de reglementare, de mediu etc.), dar toate aceste noi nevoi vor fi abilitate si rezolvate prin intermediul tehnologiei.
Fiind diferite unele de altele, fiecare afacere ar trebui să pregătească propria strategie, în funcție de obiectivele și capacitățile sale. Dar cel mai important lucru este, înainte de a realiza un proiect de transformare digitală, să fim conștienți de faptul că implementarea tehnologiei nu este ultima etapă și că schimbările implicate într-o transformare digitală implică mult mai mult decât implementarea unui software.
Strategia ar trebui să includă, de asemenea, instrumente de optimizare și dezvoltare permanentă, care să permită evaluarea constantă a progreselor și să efectueze ajustările necesare pentru atingerea obiectivelor stabilite. În acest sens, este foarte important să se stabilească indicatori de referință, pentru a asigura succesul transformării.
Oameni
Orice proces de transformare în cadrul companiilor este efectuat de către oamenii care fac parte din ele. Acest factor este unul esențial, deoarece poate influența succesul sau eșecul proceselor de transformare digitală. Este bine cunoscut faptul că rezistența personalului la schimbare, în special în punerea în aplicare a proiectelor tehnologice, este unul dintre principalii factori de eșec.
Există trei aspecte care trebuie luate în considerare atunci când sunt implicați oamenii în proiecte de transformare digitală, și anume: leadership-ul, capacitățile și responsabilizarea.
• Leadership: Dacă liderii din cadrul organizației se implică activ în transformarea digitală, șansele de succes sunt semnificativ mai mari. Includerea unor profiluri specifice cu cunoștințe digitale vaste (de exemplu, Digital Director – CDO) ar putea fi un ingredient care crește șansele de succes.
• Capacități: Dezvoltarea talentului și abilităților angajaților din cadrul organizației este un alt factor de succes în transformarea digitală. Prin urmare, este esențial să redefinim rolurile și responsabilitățile pentru a le alinia la obiectivele transformării. Ar trebui acordată o atenție deosebită integrării afacerilor cu tehnologia, precum și inovării tehnologice.
• Responsabilizarea: Transformarea digitală este în esență o transformare a întregii organizații. Compania devine mai deschisă și mult mai cooperantă, de aceea este vital ca angajații să participe activ și in cadrul acestui proces. În acest proces de schimbare, este, de asemenea, vital să se instituie mecanisme de comunicare fără probleme, care să permită liderilor să implice toate echipele în transformare, precum și facilitarea comunicării de jos în sus pentru a face posibilă participarea întregii companii la proiect.
Tehnologie
Într-un proces de transformare digitală, selectarea și punerea în aplicare a tehnologiilor care permit dezvoltarea strategiei și atingerea obiectivelor reprezintă o etapă esențială. Alegerea tehnologiei depinde de procesele pe care încercați să le implementați/optimizați, de realizarea strategiei definite. Tehnologia este doar un sprijin pentru a transmite strategia, prin urmare, alegerea ar trebui să meargă către cea care se potrivește cel mai bine obiectivelor companiei și ar putea fi pusă în aplicare în mod eficient.
În cele din urmă, este important să se includă o componentă a inovării în căutarea tehnologică. Poate că soluția ideală pentru un anumit proces nu există încă, dar ritmul de dezvoltare tehnologică poate face cu ușurință ca acest lucru să devină in curând realitate.
Resurse: https://retaintechnologies.com/en/3-keys-address-digital-transformation-in-company/Alfredo Reche| Transformación Digital
Pandemia de COVID-19 a forțat companiile de la retail, producție și furnizorii de servicii să-și reevalueze modelele de afaceri bazate pe normele configurate tradițional de notiunile "în persoană" și "social".
In consecință, întreprinderile au început să înțeleagă necesitatea de a utiliza o metodă diferită, inovatoare "fără contact" de a livra produsele și serviciile lor, opțiunea alternativă la aceasta fiind de a închide operațiunile până la sfârșitul crizei sau- mai rău-închiderea afacerii în sine.
Pentru IMM-uri, situația este cu siguranță mai disperată și au trebuit, de asemenea, să își regândească modelele de afaceri pentru a depăși criza actuală și situațiile viitoare similare. Deși multe guverne au oferit în ultima vreme diferite tipuri de sprijin pentru IMM-uri, acestea sunt măsuri temporare, iar o transformare digitală este cheia supraviețuirii crizelor actuale și viitoare.
Integrarea digitalizării IMM-urilor amplasată pe primul loc pe agenda politică, având in vedere că acestea reprezintă un factor puternic pentru economie, ar permite IMM-urilor să se transforme și să concureze la o scară mai mare și să ajungă pe piețele globale făcând afaceri online.
Adoptarea instrumentelor digitale este deosebit de favorabilă pentru întreprinderile mici și micro-întreprinderi. Cu toate acestea, există un decalaj în ceea ce privește adoptarea instrumentelor digitale intre întreprinderile mari și IMM-uri, în principal în comerțul electronic și în cloud computing. Guvernele pot și ar trebui să abordeze acest decalaj prin furnizarea de programe adecvate IMM-urilor pentru dezvoltarea competențelor, schimbarea organizațională și inovarea proceselor.
De asemenea, guvernele ar trebui să furnizeze o infrastructură adecvată pentru a sprijini tranzacțiile B2B și să utilizeze instrumente digitale pentru a îmbunătăți serviciile publice, ar fi portalurile de guvernare electronică, pentru a facilita emiterea de licențe și alte servicii pentru IMM-uri.
Pe de altă parte, companiile de tehnologie semnificative precum Google și Facebook pot avea, de asemenea, partea lor de sprijin pentru a pune la dispoziție pentru digitalizarea IMM-urilor, prin furnizarea de instrumente și soluții digitale, cum ar fi Facebook Marketing și Instagram, pentru a sprijini transferul IMM-urilor către mediul online.
În cele din urmă, IMM-urile trebuie să își reconsidere și să își restructureze activitatea, concentrându-se asupra mijloacelor de includere a tuturor instrumentelor necesare (social media, conectivitate mobilă, analiză a datelor, cloud computing) în modelul lor de afaceri. Transformarea digitală a IMM-urilor trebuie să fie încorporată în toate aspectele afacerii, permițându-le să ofere valoare clienților și să le garanteze creșterea și dezvoltarea întreprinderilor.
Dezvoltarea economiei digitale, completată de actuala criză COVID-19, indică foarte clar faptul că viitorul economiei globale se va baza pe digitalizare. Tehnologii de ultimă oră precum blockchain, IoT, 5G, cloud computing, roboți, Inteligenta Artificiala, știința datelor, împreună cu apariția unor noi modele de afaceri digitalizate, vor schimba drastic economia globală.
IMM-urile reprezintă o piatră de temelie a creșterii economice a majorității regiunilor lumii.
Atunci când se confruntă cu schimbări, IMM-urile ar trebui să adopte tehnologii digitale și să încurajeze digitalizarea. De asemenea, acestea ar trebui să dobândească cunoștințe de la companiile de succes din M-commerce, economia de partajare, IoT, modernizarea NextGen și alte noi modele de afaceri și să urmărească oportunități de a-și spori propria valoare adăugată, în tendința digitalizării. IMM-urile ar trebui, de asemenea, să depășească deficitul de resurse, lipsa de experiență în aplicarea noilor tehnologii, care le va permite să aibă succes și să câștige o piață mai largă.
Resursă: https://www.smefinanceforum.org/post/the-importance-of-going-digital-for-smes
Atunci când planifică să-și amplifice dezvoltarea și să se adapteze la noile tendințe ale pieței, toate organizațiile de afaceri mizează pe transformarea digitală. Tehnologia este un aliat grozav atunci când vine vorba de reducerea cheltuielilor inutile și păstrarea bugetului sub control. Transformarea digitală, combinată cu strategiile digitale, acoperă toate sectoarele principale ale afacerilor, și anume:
• În sectorul operațional, sunt utilizate și integrate instrumentele de tehnologie digitală, precum și transformarea proceselor, digitalizarea documentelor, schimbarea prelucrării datelor în cloud și optimizarea proceselor în general.
• În sectorul strategic, modul de lucru se schimbă în mod semnificativ, concentrându-se mai mult pe nevoile consumatorilor, pentru a lua decizii mai sigure și a crea soluții de valoare.
• Aspectul managementului – modelul de afaceri al companiei profită de oportunitățile comerciale și de producție create de adaptarea digitală.
Companiile caută în mod constant să îmbunătățească eficiența proceselor lor, iar tehnologiile permit aplicarea lor în nenumărate situații din lumea afacerilor. Îmbunătățirea productivității este generată în trei moduri:
1. Reducerea timpului în executarea proceselor.
2. Eliminarea sau înlocuirea totală sau parțială a unor sarcini în cadrul acestor procese.
3. Prin încorporarea de noi funcționalități care adaugă valoare procesului existent.
Îmbunătățirea tradițională a productivității în valoare de 3 până la 5% pe an, a fost copleșită de digitalizare, cu un potențial demonstrat de îmbunătățire a costurilor de peste 25%. Prin optimizarea proceselor, îmbunătățirea costurilor forței de muncă în procente este plasată peste 60%.
Inițiative precum automatizarea documentelor sau digitalizarea și stocarea în cloud pot oferi avantaje precum:
• Economisirea timpului petrecut cu sarcinile mecanice.
• Optimizarea proceselor.
• Economisirea costurilor materialelor.
• Acces imediat la informații digitale de oriunde și în orice moment.
• Reducerea impactului asupra mediului
Unul dintre obiectivele principale pentru fiecare companie este reducerea costurilor. Idealul lumii afacerilor este de a obține profit maxim la cel mai mic cost posibil. De asemenea, utilizarea tehnologiilor durabile ajută la economisirea de bani.
Puteți găsi mai jos o listă de aspecte cheie în care o companie poate reduce costurile:
• Instalarea de software pentru a centraliza intrarea de informații din fiecare zonă a companiei și punerea lor la dispoziția întregii companii în timp real, au devenit cea mai bună armă pentru a lua deciziile corecte legate de reducerea costurilor.
• Mizeaza pe cloud. Există sisteme bazate pe cloud pentru stocarea în siguranță a informațiilor, care permit economii de până la 50% în comparație cu gestionarea tradițională a infrastructurii fizice.
• Internetul lucrurilor. Prin introducerea IoT, pot fi implementate astfel de sisteme în care fiecare echipament are capacitatea de a cuantifica și transmite toate variabilele pentru analiză. Acest lucru permite o anticipare privind întreținerea și reducerea întreruperilor.
• Automatizarea sarcinilor și proceselor fiecărui departament, astfel încât managementul să devină mai simplu și mai eficient.
• Reducerea marjelor de eroare. Erorile umane sunt sursa unora dintre costurile evitabile pentru companie. Una dintre rezoluțiile managerului companiei ar trebui să fie reducerea acestor costuri la minim
• Gestionarea mai buna a stocurilor, utilizând software adecvat, va permite companiei să crească fiabilitatea inventarului.
• Reducerea timpul de nefuncționare al mașinii și al angajaților. Defecțiunile sau erorile din comenzile de lucru pot duce la depășirea termenelor limită și la scăderea productivității și a calității.
• Negocierea cu furnizorii. Tehnologia poate fi folosită pentru a genera și menține baze de date pentru aproape fiecare aspect al afacerii: clienți, comenzi, timp de livrare etc., ceea ce permite companiei să negocieze cu furnizori naționali sau internaționali.
• Cheltuieli de personal. Gestionați programarea intervențiilor, evitând astfel costurile suplimentare suportate de călătoriile inutile.
• Costurile cu energia. Factura de energie este una dintre cele mai mari cheltuieli suportate de orice companie. Utilizarea tehnologiei digitale face posibilă respectarea programelor de întreținere și menținerea sistemelor și echipamentelor în condiții optime.
• Gestionarea buna a plăților și încasărilor. Un software de management bun, având instrumente de control al comenzii de lucru încorporate, va oferi o imagine exactă a bugetelor generate la un moment dat, fără erori.
• Papetărie și administrație. Tehnologia este foarte utilă în gestionarea documentelor. Software-urile specifice păstrează informațiile clasificate și disponibile, economisind astfel timp și costuri suplimentare legate de papetărie și personal.
Resursă: https://retaintechnologies.com/en/can-digital-transformation-reduce-business-costs/
Executarea și realizarea proiectelor de succes implică o colaborare strânsă între toți membrii echipei, fiecare dintre ei cunoscându-și temeinic îndatoririle. În caz de blocaj, membrii echipei trebuie să fie capabili să comunice imediat între ei, în loc să aștepte ca reuniunile oficiale să aibă loc.
În prezent, există multe instrumente software pe piață care îndeplinesc orice nevoi de colaborare.
Pentru cei care sunt noi in domeniul instrumentelor de colaborare, acest ghid îi poate ajuta să facă alegerea potrivită pentru afacerea lor. Dar mai întâi, să ne reîmprospătăm noțiunile de bază și să aruncăm o privire la instrumentele de colaborare.
Colaborarea este o practică în care oamenii lucrează împreună pentru a atinge un obiectiv comun. Într-un mediu de afaceri, acest obiectiv poate fi un proiect sau un obiectiv organizațional general.
Colaborarea poate fi sincronă sau asincronă. Colaborarea sincronă este atunci când expeditorul și receptorul colaborează în timp real (apeluri video sau audio și conversații față în față); colaborarea asincronă este atunci când ambele părți colaborează, dar nu în timp real (e-mailuri, forumuri de discuții și partajarea documentelor etc.).
Unele caracteristici comune ale instrumentelor de colaborare de care poate beneficia compania dvs. sunt enumerate mai jos:
• Comunicarea: oferă funcționalități cum ar fi chat online, apeluri audio sau video, forumuri de discuții pentru susținerea colaborării sincrone si asincrone.
• Partajarea de fișiere: Permite partajarea de fișiere, documente, imagini, etc cu membrii echipei. Le puteți partaja prin e-mailuri sau ca atașamente pe chat-uri.
• Gestionarea documentelor: vă permite dumneavoastră și coechipierilor dumneavoastră să lucrați simultan la documente în timp real. Toate documentele sunt salvate într-o zonă centrală de stocare și puteți acorda permisiuni de acces membrilor, după este necesar.
• Management de proiect: vă permite sa creați activități și sub-activități de proiect, să setați termene limită pentru acestea și să repartizați sarcini diferiților membri. Acesta este un instrument util, care ajută la gestionarea proiectelor, urmărirea dependențelor și planificarea resurselor.
Există cinci instrumente populare de colaborare online selectate în continuare (listate în ordine alfabetică) din raportul FrontRunners 2020 al Software Advice pentru software-ul de colaborare.
ClickUp
ClickUp este un instrument de gestionare a proiectelor bazat pe cloud care vă permite să planificați, să organizați și să colaborați la proiecte.
Acesta vă permite să creați activități de proiect și să adăugați membri ai echipei la acestea. Coechipierii pot comenta sarcinile și își pot atentiona colegii pentru a solicita acțiuni ulterioare. De asemenea, aceștia pot evidenția și răspunde la anumite părți ale observațiilor. Această caracteristică este utilă atunci când cineva pune mai multe întrebări la un comentariu sau dacă există multă activitate pe zona unei sarcini. Când o activitate este finalizată, o notificare despre aceasta este primită de toți membrii.
Alte caracteristici de colaborare ale ClickUp includ:
• Partajarea fișierelor
• Diagrama Gantt
• Planuri/fise de parcurs ale produselor
• panouri Kanban
Imagine a planului în aplicația de management de proiect ClickUp (Sursă)
Google Workspace
Google Workspace, numit anterior si G Suite, este o aplicatie de colaborare bazată pe cloud care include aplicațiile asociate, cum ar fi Gmail, Google Meet, Google Chat și Google Calendar.
Instrumentele permit activități precum partajarea documentelor, chat live și apelurile video pentru a ajuta lucrătorii de la distanță să colaboreze în timp real. De exemplu, membrii echipei pot edita simultan un document Google. Aceștia pot adăuga comentarii la document și îl pot partaja cu colegii prin e-mail sau pe Google Chat. De asemenea, aceștia pot efectua apeluri pentru a se conecta cu alte persoane în timp real. Ei pot stabili aceste întâlniri în prealabil și pot trimite invitații prin Google Calendar sau pot efectua un apel neprogramat pe Google Meet.
Alte caracteristici de colaborare ale Google Workspace includ:
• Mesagerie instant
• Gestionare fișiere
• Stocare fisiere in cloud
• Spatiu de lucru partajat
Program de intalniri in Google Workspace (Sursă)
Slack
Slack este o aplicație de colaborare în echipă bazată pe cloud, care poate fi utilizată în scopuri legate de locul de muncă, precum și pentru interacțiunile ocazionale în echipă.
Aplicația poate fi utilizată pentru a crea canale de chat dedicate proiectelor, discuțiilor în echipă sau chiar conversațiilor ocazionale. Membrii echipei se pot conecta în timp real prin text chat și apeluri audio sau video. De asemenea, puteți utiliza Slack pentru a rămâne conectat cu clienții care nu preferă e-mailurile. Îi puteți invita să se alăture oricărui canal Slack în calitate de invitat, fără înregistrare. Puteți chiar să modificați setările de confidențialitate ale canalelor pentru a confirma că numai membrii autorizați au acces la documente, imagini etc.
Alte caracteristici de colaborare ale Slack includ:
• Notificări prin e-mail
• @ mentiuni
• Partajarea ecranului
• Gestionarea fișierelor și a documentelor
Conversațiile pe un canal din aplicația de mesagerie a echipei Slack (Source)
Trello
Trello este un instrument de colaborare vizuală bazat pe cloud, utilizat pentru gestionarea proiectelor și gestionarea activităților.
Instrumentul de colaborare online vă permite să organizați proiecte folosind panouri de proiect vizuale, numite carduri Trello. Fiecare fișă reprezintă un proiect separat și, în cadrul fiecărei fișe, veți putea crea liste de verificare pentru elemente sau activități de făcut. Aveți posibilitatea să adăugați date scadente, persoane desemnate și comentarii la fiecare activitate și să păstrați o filă de progres. Membrii echipei sunt capabili să încarce documente și să caute feedback cu privire la rezultatele acestora prin intermediul comentariilor din cadrul cardurilor.
Alte caracteristici de colaborare ale Trello includ:
• Partajarea fișierelor
• Automatizarea fluxului de lucru
• Consemnarea activității in jurnal
• Notificari in timp real
Vizualizare proiect într-un card Trello (Sursă)
Zoom
Zoom este o aplicație de comunicare de echipă bazată pe cloud, care oferă soluții pentru mai multe domenii: conferințe audio și video, webinare, spații de lucru online partajate și multe altele.
Pentru colaborarea de zi cu zi, puteți utiliza întâlnirile și caracteristicile de chat ale instrumentului. Cu întâlnirile Zoom și chatul, puteți efectua apeluri audio și video pentru a colabora cu colegii de echipă, fie individual, fie în grupuri. Ecranul poate fi partajat în timpul apelurilor și chiar permite altor persoane să scrie sau să adnoteze pe ecran. De asemenea, puteți utiliza caseta de chat privată pentru a face schimb de mesaje sau pentru a partaja un fișier cu un anumit membru în timpul unui apel de grup.
Alte caracteristici de colaborare ale Zoom includ:
• Gestionarea participanților
• Partajarea fișierelor drag-and-drop
• Raportare și analiză
• Inregistrarea apelurilor
Întâlnire zoom și chat în aplicația mobilă
În procesul de transformare digitală, selectarea și implementarea echipamentului potrivit reprezintă o etapă foarte importantă care vă poate îmbunătăți procesele, productivitatea, capacitatea de a inova și rezultatele finale.
Dar, pentru a obține rezultatele așteptate dintr-o investiție majoră de capital, trebuie să pregătiți un plan de investiții care să răspundă atât nevoilor dumneavoastră pe termen scurt, cât și celor pe termen lung. Procedând astfel, în afară de economisirea de timp și resurse, veți evita, de asemenea, costisitoare remedieri rapide. Echipamentul achiziționat trebuie să se potrivească cu strategia generală.
Următoarele sfaturi iți pot fi de ajutor pentru achiziționarea echipamentelor corespunzătoare.
1. Evaluați realitatea afacerii dumneavoastră
Este esențial să vă înțelegeți obiectivele.
• Intenționați să creșteți productivitatea?
• Echipamentul cel nou vă va ajuta sa aveți mai mult succes pe piață?
• Te-ar ajuta să te plasezi in avans fata de concurenții tăi?
• Este posibil să faceți upgrade în loc să cumpărați echipamente noi și tot să obțineți performanțe mai bune?
Asigurați-vă că ați răspuns la aceste întrebări înainte de a cumpăra. Nu va lăsați influențat de campanii agresive de marketing care fac afirmații nerealiste.
2. Obțineți un punct de vedere extern
In funcție de amploarea investiției dvs., poate fi util sa colaborați cu un consultant extern, care sa se asigure ca dați o bună utilizare a investiției dumneavoastră, ajutându-vă să vă evaluați nevoile dvs. reale.
Inițial, ar trebui să luați în considerare factorii importanți, cum ar fi capacitatea, utilizarea angajaților și resursele curente. Cea mai comună procedură este pregătirea unei analize cost-beneficiu, care vă ajută să raționalizați achiziționarea dumneavoastră și să determinați argumentele pro și contra.
Dacă sunteți în producție, puteți utiliza un raport de utilizare a activelor, care măsoară capacitatea dumneavoastră de a obține cele mai bune rezultate de la echipamente și alte active. Presupunerea este că echipamentele mai eficiente vor produce rezultate mai bune.
3. Investiții în tehnologii digitale
Un sondaj din 2017 realizat pe 960 de producători canadieni a constatat că întreprinderile care au adoptat tehnologii digitale au obținut rezultate impresionante, inclusiv productivitate sporită, costuri de funcționare mai mici și o calitate mai bună a produselor.
Principalul factor de creștere a productivității este capacitatea de a prevedea și evita întreruperile și de a optimiza eficiența și întreținerea echipamentelor.
Economiile de costuri sunt generate de:
• supravegherea producției în timp real și controlul aprofundat al calității pentru a reduce deșeurile și a re-prelucra
• întreținerea predictivă pentru a preveni reparațiile costisitoare și întreruperile neplanificate
• automatizarea mai mare pentru a economisi costurile legate de forța de munca si pentru îmbunătățirea cantitatea.
• utilizarea imprimantelor 3-D pentru a realiza prototipuri mai rapide, scăderea costurilor de proiectare și accelerarea timpului de comercializare.
Intre timp, calitatea îmbunătățită derivă din tehnologii precum controalele calității în timp real.
4. Creați un plan pentru achiziționarea tehnologiei
In loc să faceți achiziții izolate, ar trebui să evaluați nevoile generale ale afacerii și să faceți planificări pe termen lung. Pregătirea unui plan pentru achiziționarea acestei tehnologii în această etapă ar putea ajuta.
Un plan de achiziție a tehnologiei este un instrument de planificare care aliniază obiectivele afacerii dumneavoastră la soluții tehnologice pe termen lung și scurt. Acesta ar trebui să vă ajute să vă faceți o idee despre sistemele tehnologice deja deținute, să stabiliți prioritățile de dezvoltare tehnologică și să conturați un calendar pentru realizarea noilor sisteme.
Prima parte din construirea planului constă în a obține o idee clară despre ceea ce faceți deja și apoi să vă conturați procesele dumneavoastră.
Un proces este un lanț de activități sau operațiuni care trebuie să aibă loc într-o anumită secvență pentru a crea valoare pentru client sub forma unui produs sau serviciu. Printre exemplele de operațiuni se numără:
• Facturare
• Producție
•Primirea și expedierea mărfurilor
Acest exercițiu vă va ajuta să înțelegeți ce funcționează corect și ce nu. Este, de asemenea, o oportunitate de a evalua tehnologia curentă, modalitățile de utilizare a datelor și de a identifica orice lacune pe care le-ar putea avea afacerea dvs. in ce privește competentele sau resursele. Mai presus de toate, aceasta planificare a tehnologiei vă va ajuta să identificați deschiderile de investiții pentru a îmbunătăți experiența călătoriei clienților dvs., fie că este vorba de achiziționarea de echipamente noi, de noi tehnologii sau de dezvoltarea anumitor procese.
5. Căutați furnizorii cei mai potriviti
Internetul oferă acces la o gamă largă de companii specializate de echipamente, așa că trebuie să evaluați si selectați in liniște, fără să vă pripiți. Este util să verificați buletine informative care vizează industrii specifice, și să participe la târguri, unde puteți obține unele experiențe practice cu echipamentele. De asemenea, puteți contacta organizațiile profesionale din domeniu pentru mai multe informații.
Decizia ar trebui luată luând în considerare mai multe aspecte, pe lângă preț. Aspectele legate de serviciile post-vânzare și reputația unui furnizor sunt, de asemenea, foarte importante, la fel și referințele. Dacă sunteți un client loial, puteți solicita alte facilități, ar fi garanții mai bune sau un plan extins de servicii pentru clienți.
6. Nu scăpați din vedere partea de formare
Foarte adesea, antreprenorii nu iau în considerare timpul, banii și resursele necesare pentru a instrui personalul pe echipamente noi. Atunci când angajații au nevoie de prea mult timp pentru a se adapta la noile tehnologii sau procese, este posibil să constatați scăderi ale productivității.
În cazul în care echipamentul este nou sau are caracteristici noi, trebuie să presupunem că angajații se vor confrunta cu o curbă de formare. Este esențial să se evite astfel de momente prin asigurarea resurselor financiare suficiente pentru a depăși timpul de nefuncționare care rezultă. Evident, va fi nevoie sa alocați un interval de timp pentru formarea angajaților, asigurându-vă, in același timp, că operațiunile dumneavoastră sunt în măsură să ruleze la capacitate.
7. Alegeți între cumpărarea sau închirierea echipamentului
Achiziționarea vă împuternicește să dețineți echipamentul de îndată ce tranzacția este finalizată. Compania dumneavoastră amortizează costul pe durata de viață a echipamentului. Este posibil să obțineți finanțare pentru o sumă care depășește prețul de achiziție. BDC, de exemplu, oferă o finanțare de până la 100% pentru costul achiziției și opțiunea de finanțare suplimentară pentru a acoperi costurile de instalare, formare și transport.
Opțiunile de leasing sau închiriere pot fi adecvate pentru echipamentele care devin rapid depășite sau sunt necesare doar pe termen scurt (un anumit proiect). Plățile pentru închiriere pot fi mai ieftine decât cele pentru achiziționarea echipamentului, dar în acest caz, nu dețineți echipamentul și va trebui să așteptați până când contractul se termină pentru a-l cumpăra. Deși prețul pe care îl plătiți la sfârșitul contractului poate fi mai mic decât prețul de achiziție care ar fi fost inițial, totuși această opțiune se poate dovedi mai scumpă pe termen lung.
8. Gândiți-vă mai întâi la siguranță
Un mediu de lucru sănătos și sigur implică faptul că angajații dumneavoastră și compania dumneavoastră pot fi mai productivi, iar această regulă se aplică și achizițiilor de echipamente și tehnologii.
Este responsabilitatea furnizorului dumneavoastră să vă furnizeze echipamente care pot fi utilizate în condiții de siguranță, dar dvs. sunteți responsabil pentru a vă asigura că angajații dumneavoastră respectă regulile de siguranță. Pentru a afla mai multe informații despre acest subiect, vizitați Workplace Health and Safety, un site condus de Resurse Umane și Dezvoltarea Competențelor Canada.
9. Păstrați componenta ecologica
Atunci când achiziționați echipamente sau tehnologie, asigurați-vă că este eficient din punct de vedere energetic. În afară de economiile din costurile de operare, veți contribui și la sănătatea planetei. Asigurați-vă că aflați informații cu privire la impactul asupra mediului al noului echipament și aflați cum să eliminați echipamentele existente într-un mod care să reducă efectul acestora asupra mediului.
Resursă: https://www.bdc.ca/en/articles-tools/money-finance/get-financing/equipment-purchasing-9-tips-business-owners
Digitalizarea este in acelasi timp o mare oportunitate si o mare provocare pentru generatia noastra
”Conţinutul prezentului material reprezintă responsabilitatea exclusivă a autorilor, iar Agenţia Naţională şi Comisia Europeană nu sunt responsabile pentru modul în care va fi folosit conţinutul informaţiei”
